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培训文章

高级文秘、行政助理综合技能实战培训

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● 课程背景
在现代企业面临的竞争日益激烈的今天,企业对行政管理水平要求也越来越高,同时对行政管理人员的专业素质也提出更高的要求,行政管理人员没有受过系统的专业知识和技能的训练,仅凭自我认知是无法站在全局的视野做好行政管理工作的;很多时候想为领导做得更多,却总是被动地顾此失彼完成一些事务性的工作,很难“想领导所想,急领导所急”,成为领导不可或缺的得力助手;经常听到公司领导下属抱怨行政管理工作不到位,而从事行政管理工作的人士,整天忙得晕头转向,却只有苦劳没有功劳,不知如何让行政管理工作变得更有效率,更好地体现自己的职业价值;想快速提升自身的行政管理能力,又苦于没有专项的培训课程;为此,我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程,通过三天的集中训练,全方位提升行政管理工作的认知水平,快速掌握提升行政管理工的各项能力的方法和技巧;

● 课程收益
→  明确各级行政管理人员的职业发展方向
→  学会编写自己的岗位说明
→  明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识,
→  学会奠定非领导的“领导“地位
→  运用流程化管理技能提升行政管理工作水平 
→  有效利用时间管理的工具,提高自身工作效率
→  规范文档管理为企业运营发挥重要作用
→  提升的商务公文写作技巧,提高驾驭文字的能力
→  学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧
→  了解商务接待活动中各项礼仪,体现企业良好形象
● 课程提纲
第一部分  职业素养篇
一、秘书/行政助理职业特性与素质要求
1、秘书/助理人员的自我角色定位
 ◇ 初级秘书/助理:事务性文员
 ◇ 中级秘书/助理:事务性文员+协助管理
 ◇ 高级秘书/助理:独立管理+事务处理
——视频:为什么不提拔我?
——现场演示:“用什么方式说话,永远比说什么更重要”
2、优秀秘书/助理人员的胜任素质
 ◇ 如何提升秘书/助理人员的素质
 ◇ 优秀秘书与一般秘书的差异
——案例分析:对待岗位的三种不同观点的人,命运怎么就这么不一样呢?
第一种人认为:初级秘书不就是端茶倒水,接听电话,就是个“万金油”角色;第二种认为吃年轻饭,混日子;第三种可是个有心人,知道脚下的路该怎么走,剖析她的成功路是怎么走的。
二、秘书/助理的职业生涯规划
1、什么是职业生涯规划?
2、为何要进行个人职业生涯规划?
 ◇ 分析自我,确立人生的方向
 ◇ 准确评价个人特点和强项,在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势
 ◇ 看到秘书/助理职业发展规划的前景,提供前进的动力
——小组讨论:获得员工成长与企业绩效的双赢
3、职业生涯规划的简单步骤
 ◇ 掌握SWOT分析工具进行自我分析
 ◇ 运用“5W提问”法进行自我分析
→ What I am? 我是什么样的人?
→What I want? 我想要什么?
→What I can do? 我能做什么?
→What fit I most? 什么是最适合我?
→What I can choose?我能够选择什么?
——走进实战: “我的命运我把握,我的前途我做主。”
运用SWOT分析工具认识自我
三、秘书/助理商务礼仪规范
1、塑造良好的个人职场形象
 ◇ 着装的TOP原则
 ◇ “拒绝”着装败笔——着装误区
 ◇ 恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人
——案例:为什么不录用我,我错在哪呢?
2、基本商务礼仪
 ◇ 办公室礼仪
 ◇ 接待礼仪
 ◇ 电话礼仪与应对技巧
——现场演示:如何着装让我更优雅和自信
四、办公室5S管理
 ◇ 5S的概念
 ◇ 推行5S的重要性
 ◇ 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作
 ◇ 长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法
——现场模拟:算一算人生有多少年在工作?良好的环境对我们有多重要,教会你5分钟快速掌握5S技巧
第二部分  工作技能篇
一、时间管理及工作统筹技巧
 ◇ 时间管理的误区
 ◇ 时间管理的原则
     √目标管理与80/20法则
     √缓急轻重的优先管理
     √个人时间与领导工作时间计划与安排
 ◇ 时间管理小窍门
 ◇ 办公室接待与电话处理
 ◇ 上级的时间管理与安排
 ◇ 自我情绪控制与压力管理
 ◇ 上司出差日程管理与工作计划
——小组讨论:“你一天的工作是怎么安排的?”
我们每个人的生命就是通过时间来计算的。如果活到70岁,你拥有25500天。
每人每天都有24小时,1440分钟,86400秒。人——倒计时,人的出生是偶然,但死亡是必然,如何管理你好你的时间,让自己活出精彩?
二、会务组织与管理
 ◇ 成功组织会议的技巧
 ◇ 组织阶段的工作:
——会前准备
——会中协助
——会后整理
 ◇ 会议座次安排的学问
——练习:小组讨论:如何协助召开公司例会
→  案例:如何应对会议中的“漏洞”?
三、信息、文档管理与运用
1、信息收集
 ◇ 信息工作的六个基本要求和三个诀窍
 ◇ 收集信息工作的三个诀窍
 ◇ 信息的查实及传递
 ◇ 信息的储存与保密
2、文档管理
 ◇ 文档分类及储存的工作规范
 ◇ 文档查阅及分装的工作规范
 ◇ 文档销毁及保密的工作规范
——案例:李秘书的返工引起的深思
四、行政公文写作技巧与处理实务
1、行政公文写作的基本要求
2、行政公文的格式
3、常用行政公文写作及公文格式要素范例
◇ 通用公文:
   → 报告
   → 请示
   → 批复
   → 函
   → 决定
   → 公告
   → 通告
◇ 事务公文:
→ 工作计划
   → 工作总结
   → 会议纪要
◇ 礼仪文书: 
   → 请柬
   → 介绍信
→ 推荐信
——案例分享:请示/报告混为一体
撰写初稿练习:通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写
第三部分  统筹管理篇
一、秘书/助理人际沟通与工作协调技巧
——游戏导入:通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义,并导出沟通的意义所在。
1、成功沟通的秘诀
 ◇ 学会聆听:不轻易打断对方的话
 ◇ 怎样反问:了解对方的需求
 ◇ 如何肯定:肯定对方——微笑、点头、是是是
 ◇ 表明立场:拒绝的艺术
 ◇ 提出解决方案:提出2-3个解决方案
——案例:如果是你该怎么说?
为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价
2、有效沟通过程及环节
 ◇ 信息发送、接收、反馈
 ◇ 有效发送的技巧
 ——现场演示:沟而不通的后果给我们带来的启事
3、认识你的沟通对象
 ◇ 与上级沟通的原则
 ◇ 与各种性格的领导打交道技巧
 ◇ 跨部门的沟通技巧
——游戏:究竟是谁的错?
二、行政管理人员办公室事务管理
 ◇ 后勤管理(前台、车辆、食堂、清洁)
 ◇ 办公室设备管理(电话、传真、复印机、电脑)
 ◇ 员工安全和保密工作
 ◇ 公共关系管理
全景案例:某公司年度大型庆典活动策划始末
——案例:如何应对车辆管理的“漏洞”?
三、事物性项目性工作的组织管理
 ◇ 事务工作有哪些
 ◇ 学会列事务清单
 ◇ 用项目计划管理工作
——沙盘演练:如何设计大型接待计划并实施
四、课程分享:我学到了什么?
● 讲师简介 敦平老师
秘书协会首席顾问及最受学员喜爱的高级培训师
富士康“通用管理课程”“人力资源系列课程”特聘讲师
经历与风格
    8年专职教师、2年咨询顾问、10年企业行政秘书管理经验,历经多个行业。根据多年的授课经验,通过对企业行政及管理人员的不断培训、实践、思考,尤其是与学员的互动,在探索中不断完善和改进,逐步形成课堂上最吸引受训人员的是其典型案例分析、互动研讨感悟、精辟总结升华、实务操作练习相结合的培训形式,使得有一定管理实践经验的学员产生豁然开朗、耳目一新的感觉。培训风格深入浅出、条理清晰、课堂气氛轻松,实战性强。
    敦平老师是一位深圳民企的优秀高层管理者,在企业受大环境影响,许多企业遇到危机,敦平老师临危授命企业高管,在企业资金短缺,市场份额减少的情况下,用切合企业实际的管理方式和科学的管理方法,帮助了多家民企度过难关,由于敦平老师有较强的企业操作实践能力和较好的理论功底,课程案例真实、鲜活且有实用性,更加贴近企业实际,赢得学员们的认可。
主打课程:
《企业行政管理系列课程》、 《职业化——成就事业秘书的金钥匙》、《高级文秘、行政助理综合技能实战培训》、《人力资源管理实务系列课程…》、《商务公文协作》、《员工冲突管理与压力舒缓》 、《企业内训师培训及培训体系建立》、《九型人格与管理》、《优秀员工心态与团队建设》
部分培训过的企业
地产业:勤诚达国际控股集团(房地产);深圳泰富华地产;长城物业;佛山万科物业;贵
阳家喻地产;广东大航地产;汕头宜华地产;成都乐安居地产、物业;福建云顶地产;重庆华都地产……
制造业:富士康集团(深圳、北京、天津);联益达科技有限公司;方正微电子有限公司;
台资德爱电子;比克电池;深圳格瑞普电池;中诺电话;中宇元一数码科技有限公司……
其它:深圳公安系统;深圳燃气集团;深圳国通集团、南方电网、浙江移动通信;上海通用大兴汽车集团;广州汇丰鹏汽车4S店;中国企业大学(深圳市职业经理);贵州家喻装饰、成都农业银行;深圳职业训练学院;广西北海旅游从业人员培训(酒店宾馆、旅行社)……
 

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