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培训文章

专业秘书、助理、前台工作技能提升训练

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● 培训目标:
 ◇ 了解专业秘书、助理、前台的角色和任务;
 ◇ 帮助塑造应该具备的专业形象;了解职业场合和社交场合专业举止规范;
 ◇ 掌握标准的接待表述方式;提高电话接听技能;交流与沟通技巧的应用
 ◇ 掌握秘书、助理、前台必备的技巧与技能;了解优秀秘书、助理、前台的职责,培养良好素质;改善自己工作的态度与效率;
 ◇ 纠正Office商务接待常见的错误;懂得树立公司形象的重大意义。

● 前    言:
    随着企业管理水平的要求不断提升,对行政管理人员的专业素质要求越来越高。 经常听到一些企业高层抱怨手下的行政管理者还只是一个“高级勤杂工”的角色,经常埋头处理一些琐碎的事务,但从没有系统地全方位处理行政管理工作; 同时也有不少的行政管理人士感慨,自己整体忙得天昏地暗,却不但得不到老板、同事的肯定及认同,还常常因夹在管理层及基层而被投诉、抱怨,不知道该如何有效率地处理行政事务,而且感觉也没有专门的培训来增加自己相应的专业技能。
    此次培训为了使专业秘书、助理、前台工作人员及行政管理人员有机会快速地全方位提升专业水平,通过培训相信各位在职行政管理工作的人士有一个全方位的认知,并从多个角度提升自己的专业水平。

● 课程要点:
《专业秘书、助理、前台工作技能提升训练》 主讲:马晓霞(5月22日)
第一部分  秘书、助理、前台接待的定义
专题一  角色和定位
 ◇ 专业的秘书、助理、前台的定义和来源
 ◇ 专业工作的角色
 ◇ 专业工作的性质
 ◇ 秘书、助理、前台的任务
 ◇ 专业工作的职业要求
 ◇ 专业工作的综合素质
专题二  完美无缺的专业形象
 ◇ 发型规范
 ◇ 化妆规范
 ◇ 着装规范
 ◇ 配饰规范
 ◇ 姿态规范
 ◇ 动作表情规范
专题三  专业秘书、助理、前台的基本工作状态:
 ◇ 一位专业的秘书、前台、助理应该 A professional receptionist should
 ◇ 准确地传递信息 Present neat & informative reception
 ◇ 装束整洁合适 Be pleasant and properly dressed
 ◇ 充分了解公司情况 Have good knowledge of the organization
 ◇ 拥有良好的电话接听技能 Have good telephone manner
 ◇ 乐于提供帮助 Always ready to help
第二部分  秘书助理工作处、前台接待处的工作环境布置
 ◇ 整洁的 Neat
 ◇ 热情的 Welcoming
 ◇ 多信息的 Informative
 ◇ 有帮助的 Helpful
 ◇ 前台工作处管理
 - 环境因素控制
 - 设备管理
 - 外表与礼仪
 ◇ 通讯事务
 ◇ 接待事务
 ◇ 差旅事务与其他
 ◇ 行动方案 第三部分  外表与礼仪
 ◇ 衣着 Dressing code
 ◇ 肢体语言 Body Language
 ◇ 态度 Attitudes
第四部分  电话技巧
 ◇ 时间限制 Time limit
 ◇ 欢迎词与身份确认 Greeting & Identity
 ◇ 肢体语言 Body language
 ◇ 聆听技巧 Listening skills
 ◇ 信息 Information
 ◇ 电话转接 Transfer
 ◇ 英语电话服务 Telephone service in English
第五部分  接待访客
专题一  基本社交能力训练
 ◇ 名片、握手、介绍 、交谈、宴请、礼品 、接待技巧 、引领技巧、电话技巧
 ◇ 商务写作技巧
 ◇ 文件管理技巧
 ◇ 访客名录 Visitors’ book
 ◇ 常规访客 Normal visitors
 ◇ 预约客户 Visitors for appointment
 ◇ 未预约或难缠客户 Unexpected visitors
 ◇ 外国客户 Foreign visitors
第六部分  其他职责
 ◇ 接收信件 Receiving & sending mails
 ◇ 接收传真 Receiving & sending faxes
 ◇ 酒店预定 Hotel booking
 ◇ 旅行预定 Travel booking
 ◇ 鲜花预定 Flower booking
 ◇ 车马预定 Car booking
 ◇ 预定会议室 Meeting room booking
 ◇ 钱款支付 Payment making
第七部分  专业文书工作百宝箱
 ◇ 行政文书范本
 ◇ 合同文书范本
 ◇ 商务函电范本
 ◇ 部分规章制度范本
 ◇ 部分表格范本
第八部分  总结与建议
第九部分  提问与解答

● 专家介绍:
    马晓霞女士,北京电影学院行为艺术专业,中国艺术研究院行为艺术会委员,三年法国季德纳国际服装有限公司行为规范培训导师,三年香港萨摩尼亚文化信息产业集团售后服务部主管,香格里拉集团特邀员工整体素质提升培训师,嘉里中心饭店员工整体素质提升培训师,IBM、NOKIA公司员工整体素质/形象提升特约讲师。
擅长课程:《优质客户服务技巧》、《全员职业化修炼》、《商务礼仪》、《优质客户服务技巧》、《中高层领导公务魅力提升》、《高效沟通技巧》、《高绩效团队建设》、《高绩效时间管理》、《行政文秘职业化训练》、《商务礼仪》、《情绪与压力管理》、《职业生涯管理》。
课程特点:亲和力强,并紧密结合企业员工的实际情况,使培训生动、实用、有效。方法灵活多样,具有很好的实效性,并结合大量案例,使每一位学员都能够真正掌握到新的知识,应用到实际工作中。
    部分客户:北大方正软件技术研究院、三星高新电机、茂华控股集团、国信证券、银河证券、喜来健、百得利保时捷、北京燕宝汽车、大众汽车、国家电网、中国互联网、四川移动、北京移动、移动设计院、中国电信北京研究院、中国移动通讯集团内蒙古有限公司、中国银行、华夏银行、光大银行、中信银行、交通银行、蒙牛集团、大益茶文化交流中心、中国铝业、合荣集团、厦门松霖集团、中海油服油田化学事业部、中仪英斯泰克集团、中央电视台梅地亚中心、公安部、水晶石、百泰传媒、香港俊思集团、天津阿克苏诺贝尔、芬欧汇川、北京世纪维他、中联煤层气有限公司、连云港远洋运输有限公司。

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