新产品开发项目中沟通管理的作用和方法
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1研究背景与意义
新
产品开发项目管理是为了使所开发新产品能够按照预定的成本、进度和质量顺利完成,根据管理科学的理论,对项目的需求、成本、人员、进度、质量、风险等进行科学分析和有效管理及控制,并利用工程化开发方法所进行的系统活动。但目前,由于很多企业在新产品开发项目中真正应用项目管理的理论和方法对其进行有效的管理还不到位,并且不少项目经理和项目组成员缺乏现代项目管理相关知识,致使新产品开发过程中,从项目管理所涉及的九大知识领域,即范围管理、
时间管理、
成本管理、质量管理、
人力资源管理、风险管理、
采购管理、沟通管理、集成管理进行分析,都程度不同地存在各种各样的问题,从而导致许多项目延期、超预算甚至失败。从本质上看,项目九大管理紧密相关,不可分离,但是项目管理中时间、成本、质量、人力、风险、采购等很大一部分的工作是与人沟通、涉及人的管理。因此,分析
研发项目管理中造成项目不成功或失败的原因,很多是由于缺乏良好的沟通管理造成的,故在新产品开发项目中做好沟通管理是项目取得成功的重要环节。
2新产品开发项目中沟通管理的作用
新产品开发项目管理过程中,存在大量的且涉及各种任务层次的沟通管理工作。有关研究资料表明,沟通管理在项目中的占比达到90%,故沟通管理的成效,往往影响着项目的各个环节,从而对项目进度和质量等产生至关重要的作用。
项目管理的过程就是沟通的过程。新产品开发项目从立项、启动、开发、量产直至项目目标实现的整个生命周期,所涉及的大量需求管理、成本管理、进度控制、风险控制等都需要沟通。通过沟通,项目组成员可以准确、清楚地了解开发项目的需求;通过沟通,可以分析项目开发中存在的各种风险,然后通过控制风险来取得开发项目的成功,从而保证企业战略目标的实现;通过沟通,还可以控制项目建设的利益相关者的期望,避免出现对项目建设不切实际地追求完美的想法,保证所有项目干系人了解项目建设需求的轻重缓急,使项目建设资金及资源用于关键功能的实现上;特别是项目组和整个企业各管理层的沟通协调,需要得到人、财、物等各方面支持,并求得机器设备等资源的合理分配和使用。
企业新产品开发项目是企业在特定时期的特定目标,它既不是企业管理业务链如生产管理的某一环节,也不是创收链中如销售管理的某一个环节,如果不能让企业各管理层意识到新产品开发项目可为企业带来的效益或转机,就很难取得企业人员从领导到职工的支持,项目组亦很难有一个良好的研发环境和工作氛围,其结果也就不言而喻。如何让企业上上下下了解新产品开发项目的进度和目标,了解项目成功后会为企业带来的利益,就要解决好沟通问题。沟通得好,会极大地促进企业各层领导和职工支持和配合的积极性,也就为新产品开发项目成功创造了外部环境和条件。
3新产品开发项目沟通管理的方式和方法
3.1提高项目经理的沟通管理意识和能力
项目沟通管理就是要保证项目信息及时、正确地提取、收集、传播、存储以及最终进行处置,保证项目团队内部的信息畅通,沟通的好坏直接关系到新产品开发项目团队的目标、功能和组织结构。因此,首先要提高项目经理对沟通的必要性和重要性的认识,从而保证沟通工作严格按计划、按要求、按步骤、按规范进行,以及取得企业各职能管理层对项目组在人员、经费和时间等方面的大力支持。其次,项目经理要清楚企业内部和外部相关单位的管理制度和行事方式,包括各自的文化特点,知道各个环节需要怎样的沟通形式,进行怎样的有效沟通。再者,项目经理需要了解项目范围以及哪些是重要的节点需要重点关注,哪些需要灵活处理,在碰到该范畴内的事务时能够有效应对,灵活沟通,避免不必要的误会和低效率。
3.2构建强矩阵型的项目组织机构
新产品开发项目管理中,如何协调各方,如何使得相关信息能够在各方共享是一个非常需要关注的课题。在沟通上容易犯的一个错误就是项目组的人员各自为政。另外一个比较容易犯的错误为在定期的例会中,许多项目成员不能准时参加,这也导致一些信息在例会中不能共享,一些决策在会议中不能决定。究其原因,承担开发任务的项目团队是弱矩阵型的组织机构,甚至还是职能型的组织机构,才导致在沟通中存在着这些障碍。只有项目的组织机构能够成为强矩阵型,才能保证在权利的制约下各方的沟通变得更加便捷和顺畅,进而保证项目管理的其他方面得以顺利实施。
3.3制订项目沟通计划
新产品开发项目从立项开始,就要在调查项目相关角色与人物的基本情况,了解他们对项目的期望,需要得到的项目信息及时间的基础上,制订一份详细的沟通计划,用以确定和指导项目实施中信息的沟通工作。项目沟通计划是对项目实施过程中需要沟通的内容与工作进行科学合理的安排,比如对包括信息名称、信息类别、相关角色、时间、沟通方式、频率等要素进行充分的考虑和周密的准备等。
3.4做好项目实施过程中的沟通
在项目实施过程中,项目相关人都不同程度地需要及时得到项目的各种状态信息和进展信息。而这方面沟通的方式应该包括:定期会议,其目的是要让项目相关人等通过会议得到项目执行过程与阶段性的结果,包括在项目当前时刻,花了多少时间、成本和资源,还需要花费多少时间、成本和资源等;周期性文档沟通,指项目主要负责人和相关人之间定期地以电子邮件等形式进行沟通,以保证项目实施过程中有关决策问题和管理问题的及时解决;项目组成员之间的沟通,以保证项目在实施过程中的细节问题实时解决;还有项目组成员与项目相关骨干业务人员的沟通。运用各种方法和技巧,做好这些沟通,对于保证全员参与项目管理,使得所开发新产品更好地满足各项指标或用户需求有着相当重要的作用。同时能最大程度地减少项目实施阻力。
3.5及时化解沟通管理中的冲突
项目实施过程中难免会有或大或小的各种冲突发生,冲突解决不好,对于项目实施的影响不可估量,也可能会造成危机和风险。化解冲突的方法和技巧应该是首先本着相互理解、解决问题的态度与相关人员进行开诚布公的沟通。其次,是在坚持大原则的基础上,可做适度的妥协,比如,在用户或企业负责人提出项目某方面内容变更请求时,可以采用期望值转移的方法获得用户的认可。值得强调的是,当沟通陷入僵局时,适当的妥协往往是最有效的化解冲突方式。
3.6注重尽早沟通和主动沟通
在新产品开发项目管理中,很多人也重视去沟通,可效果却不明显,似乎总是不到位,由此引起的问题也层出不穷。其实要达到有效的沟通有很多要点和技巧需要掌握,尽早沟通和主动沟通就是其中之一。尽早沟通要求项目经理要有前瞻性,定期和项目成员及用户建立沟通,不仅容易发现当前存在的问题,很多潜在问题也能暴露出来。在项目管理中出现问题并不可怕,可怕的是问题没被发现。沟通得越晚,暴露得越迟,带来的损失越大;主动沟通说到底是对沟通的一种态度。在沟通管理中,需要大力提倡主动沟通,尤其是沟通任务已经明确的时候。当沟通是项目经理面对用户或上级、项目组成员面对项目经理时,主动沟通不仅能建立紧密的联系,更能表明你对项目管理的重视和参与,会使沟通的对方满意度大大提高,对整个项目非常有利。
4结语
总之,新产品开发项目中的沟通管理就是项目干系人之间传递和沟通信息的过程,它对于项目取得成功是极其重要的。在新产品开发项目管理中如何正确地使用沟通管理这门艺术,灵活地运用沟通管理的方法和技巧,对保证所开发新产品最大限度地满足客户的需要及市场需求、引导项目迈向成功的目标有着至关重要的作用。每个项目经理和项目组成员都应对此高度重视,并积极主动地去进行探索和实践。