企业如何成功实施EHR项目
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随着网络技术跳跃式的发展，以网络经济为主导的新经济形势下的现代企业间竞争愈来愈直接地反映为人才战略的竞争。在此背景下，企业管理的转型，尤其是人力资源管理的转型就日显重要。为适应快速变化的市场，企业需要更加灵活、快速反应的人力资源管理平台和解决方案。EHR系统的出现正好满足了企业的这种需要，所以说企业实施EHR的根本目的就是为了提高自身运营和管理的效率。
2 EHR系统概念
那么什么是EHR系统呢?它实际指的是人力资源管理信息化的全面解决方案，是基于先进的软件和高速、大容量的硬件基础上的新型人力资源管理模式，通过集中式的信息库、自动处理信息、员工自助服务、外协以及服务共享，达到降低成本、提高效率、改进员工服务模式的目的。它通过与企业现有的网络技术相联系，保证人力资源与日新月异的技术环境同步发展。EHR中的“E”包含了两层含义：一是electronic，即电子化的人力资源管理，电子化是实现这一目的的手段;二是efficiency，即高效的人力资源管理。
3 EHR系统在企业的实施
明确了什么是EHR系统以及企业建设EHR系统的根本目的后，我们来讨论企业如何成功实施EHR项目的问题。
首先企业要给EHR系统一个明确的定位，EHR系统作为一项管理技术，只能服务于管理，而不能替代管理。EHR系统要发挥应有作用，必须建立在人力资源管理体系得到有效改进的基础之上嘲。只有企业对于自身人力资资源管理现状有了清醒的认识。结合企业管理基础和现阶段管理需求对难以支撑企业发展的人力资源管理体系进行了必要的改进，才有可能在实施EHR之前做好规划设计。人力资源改进方案的成功实施，为EHR系统提供设计指引和实施基础，EHR系统成功上线，为人力资源改进方案提供技术支持。两者的紧密结合，互不可分。
为保证EHR系统的成功实施，企业应从考虑实施EHR系统的一开始就要牢记以下八项法则：
1)取得高层管理者理解支持，包括预算、人力、时间、决策支持;2)确认企业人力资源管理的发展方向和优先次序，全局规划，分步实施;3)完善现有HR制度和优化作业流程，引入合适的管理模式;4)建立精悍的企业、EHR系统开发、顾问咨询机构联合实施小组;5)实施前向所有部门、人员进行宣导，创造良好实施环境;6)向管理者、HR执行者提供有针对性的培训;7)充分考虑与企业其他管理系统的整合，实现数据分享;8)详细实施计划，并全程记录，根据实施过程中遇到的问题及时调整实施计划。
为保证EHR项目的成功实施。企业应对即将实施的EHR系统需要提供哪些功能进行科学、冷静的规划。
一般来讲可以从提高人力资源管理工作效率;规范人力资源管理流程，有效缩短管理周期;提供专业分析工具，提升决策支持力度：为企业和员工提供各种不同的人力资源管理增值、自助服务等几个方面进行项目实施前的系统功能规划工作。EHR系统应该是标准化、规范化及网络化的信息交流平台。能满足HR部门业务管理需求，通过它提供的各种功能HR管理生态链上不同的角色联系起来。使得EHR系统成为企业实际全面实施人力资源管理的纽带，为HR生态链上不同的角色提供的功能是不同的。下面来具体介绍：
1)对企业高级管理者来说，通过使用EHR提供的功能首先可以做到不需要通过HR部门的帮助。仅通过自助式获取就可以得到企业人力资源的状态信息，并获得各种辅助其进行决策的人力资源指数。其次，可以在网上直接履行与HR有关的职责，并了解和掌控企业有关的人力资源信息。
2)对于HR部门来说，EHR是其进行管理活动的基础，通过EHR提供的功能可以对员工的人力资源活动进行管理，计划、控制、分析各种人力资源管理活动。
3)对员工所属的部门管理者来说，EHR是其参与HR管理活动的工作平台，通过EHR提供的功能部门管理者可以在授权范围内在线查看下属员工的人事信息，更改员工考勤信息，向人力资源部提交招聘、培训计划;对员工的转正、培训、请假、离职等进行审批，并能对员工进行
绩效管理。
4)对于员工来说，通过EHR提供的功能可以在线查看企业规章制度、组织结构、重要的信息(如内部招聘信息、个人的薪资、福利等)、注册内部培训课程，提交休假申请、更改个人数据，进行个人绩效自处理，与HR部门进行在线沟通等。
方案规划要本着整体规划，分步实施的原则。按照人力资源业务需求的轻重缓急将项目目标分为近期、中期、远期目标。首先，从行政事务管理、组织机构管理、薪酬福利管理人手，提高人力资源工作效率;其次，从招聘管理、绩效管理、培训管理三个方面规范人力资源管理的业务流程。最后，从职业生涯规划、人力资源成本评估、人力资源战略决策等几个方面人手.开展战略性人力资源管理与开发。一步到位的想法是不切实际的，脱离人力资源管理的现实需求，只会造成投资成本加大，实施周期延长。未来升级换代代价增加，项目实施实施风险加大，甚至导致项目失败。
下面来讨论为成功实施EHR项目，在具体实施过程中需要完成的各项工作。
1)成立项目组，进行方案选择和供应商选择、确定工作。其中的子项工作包括：
①成立项目组，推进项目实施工作。项目组成员除了HR部门的关键业务人员和有经验的IT管理人员外，还应该有企业的管理者代表参与，以加强与企业管理层的沟通。项目组成立后的首要任务，是要立足企业实际，设定现阶段EHR项目的建设目标。项目组应通过与企业高层管理者、HR管理人员、部门经理、普通员工甚至外部用户等企业内外部与业务相关的不同角色进行充分沟通的方式确定出满足符合企业自身业务需要的、合理的建设目标。
②确定项目预算，预算应包括三个部分：即软件系统费用、实施费用以及相应的运行环境建设费用。软件费用一般指软件许可费用及每年的升级维护费用;实施费用则包括了软件配置、数据转换、培训以及定制开发等方面的费用;运行环境建设费用包括与EHR系统相配套的其他软件系统投入以及相应的硬件投入等。
③确定项目建设方式。如果企业内部能为EHR项目提供所有必需的IT资源;HR部门是否有足够的精力与专业知识来完成系统分析与设计工作，并自始至终能指导IT部门的开发工作，可以考虑自行开发的方式，否则外包是明智的选择。
④编制、发送RFP(需求建议书)。为了对供应商进行选择，项目组应编写RFP(需求建议书)。需求建议书包括以下几部分内容：企业情况概述/HR管理现状，项目的建设目标、实施范围、需要支持的员工数量、需要支持的用户数量，功能需求描述、性能要求，现有IT基础设施环境描述、技术要求，项目进度要求，对供应商的报价要求等，并要求供应商提供已实施过的主要用户名单及联系方式，对供应商答复RFP及提交项目建议书的注意事项等有详细要求。编制完成后发送给可供选择的各供应商，然后留出一定时间供供应商编写方案建议书，提交投标文件。
⑤制定评估建议书的标准，完成建议书评估工作。将RFP中涉及的所有关键条目提取出来分类排列，根据其对用户的重要程度指定不同的分值权重，以表格的形式制定出评估建议书。项目组的每一个成员都应参与项目建议书的评估。而且最好是分别进行，避免互相影响。根据供应商的方案建议书和系统演示效果，项目组完成评估，确定进入下一轮的供应商名单。
⑥通过供应商用户参观调研，对供应商的实力做进一步判断，对第一次系统演示时被忽视或未给出满意答复的问题通过系统再次演示做进一步求证。
⑦对供应商进行排名，对RFP再次进行补充与调整，确定最终方案，通过
商务谈判敲定供应商。与供应商签订的合同中应包括项目实施期限，二次开发及后续费用、实施项目组人员构成等内容。
2)项目进入方案具体实施阶段，严格按照项目实施期限要求，推进项目实施。其中在项目实施过程中包括有如下几个关键点：
①由企业方、供应商共同组建项目实施团队，明确项目实施团队成员职责。从人员结构构成上包括了企业决策层、人力资源业务部门业务人员、IT人员、项目实施顾问等，这些人员在项目实施过程中的紧密配合是项目成功的保障。EHR项目实施中会涉及政策修订、管理方式转变、各种业务标准的修订等，企业决策层和业务部门的积极参予配合尤其重要。
②掌控项目实施进程并做好先期规划。对项目人员到位时间严格要求，项目严格按实施计划推进，明确项目关键时间点和项目里程碑。双方定期进行工作阶段总结，供应商定期提交进度总结和下阶段实施规划。
③企业应立足于自己，不能单独依靠供应商的实施顾问，建立自己的，包括IT人员和人力资源管理人员在内的核心小组，为系统上线、实施顾问离场后，独立应对业务变化要求做准备。
④实现知识全面积累并做到学以致用。在项目实施过程中详细记录各种操作，编写项目日志并及时整理，实现了系统知识的全面积累。一方面可为本公司人员培训方案的制定提供第一手资料;另一方面便于更好地掌握供应商所提供的报表开发工具，提升自我开发能力，降低后期系统运行和维护成本。
⑤严把数据导入质量并提供相关支持。归根到底，EHR系统的主要功能是采集数据、加工数据，输出数据。原始输入数据的质量高低对后期输出结果有重大影响。因此数据收集、数据审核，以及数据导人工作至关重要，需投入大量时间与精力进行保证。
⑥实施中注意改进企业的相关制度和信息结构。EHR系统实施不应只是单纯的将现行的制度和报表计算机化。而是应该充分地回顾本企业的相关政策和信息组成，去掉不合理的成分，将改进的建议报告给企业的决策领导并争取付诸实施。
⑦注重项目成果推广并抓好培训工作。新系统在运行后无疑改变部分员工已经熟悉了的工作方法和习惯。为保证数据采集、更新能够及时、准确、完整，有必要建立科学的程序性文件，做到有章可循，减少和杜绝各种特例情形。要做好有效的培训工作，加快EHR系统推广进程.让更多的人尽快感受并得益于EHR系统为其工作所带来的方便。
⑧实施过程中对于实施商提交的成果严格进行功能测试，对于测试中发现的问题及时解决，避免问题扩大，影响项目实施进展。
⑨从项目开始阶段，就注意采取各种措施保障系统的安全。现行的EHR大都基于网络技术，系统安全与否显得尤为重要。因此，企业要保证系统内的信息不被不具访问权限的人获取和篡改，这就要求企业一方面要对数据库进行加密，同时还要进行严格的访问权限管理，建立日志文件，跟踪记录用户对系统每次操作的详细情况，并建立数据备份机制，使数据可以恢复。
3)EHR项目风险。
实施EHR项目是一个系统工程，同样也存在着风险，为此在项目实施中应时刻保持风险意识，尽量避免风险。项目风险主要体现在以下几点：
①违法、违规风险：系统如果不符合政府法规和行业的要求，会影响企业正常业务的开展，损失会难以估计。
②进程风险：如果项目实施范围和边界不明确，会造成项目不能按期完工，不能达到预期效果，造成项目失败。这是企业和供应商都不愿看到的。
③管理观念转变的风险。EHR带来的全新管理理念与企业原有管理理念的冲突如不能很好的得到解决，会造成项目不能顺利实施。
④流程改造风险：项目实施会对现有组织架构和职责进行调整，涉及流程改变、权力划分等，如果处理不当，也会造成风险，影响企业业务运行。
⑤数据安全风险：系统实施后，数据集中于在数据库集中存储，网络化运行，数据安全风险加大，需采取各种措施保证系统安全。
4 结束语
总之，企业实施EHR项目的成功需要：1)科学、合理的制定符合自身业务需要的实施规划;2)慎重选择供应商和实施方案;3)把握关键点推进项目实施：4)严格风险控制等。希望本文对于正在和准备进行EHR项目实施的企业具有借鉴意义。