与供货商谈判策略
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一、谈判的定义
谈判，或有些人称之为协商或交涉是担任采购工作最吸引人的部分之一。谈判通常是用在金额大的采购上，采购金额大，谈判工作就格外重要。
采购谈判一般都误以为是“讨价还价”，谈判在韦氏大辞典的定义是：“买卖之间商谈或讨论以达成协议”。故成功的谈判是一种买卖之间经过计划、检讨及分析的过程达成互相可接受的协议或折衷方案，这些协议或折衷方案里包含了所有交易的条件，而非只有价格。
二、采购谈判的目标
在采购工作上，谈判通常有五项目标：
(1)为相互同意的品质条件的商品取得公平而合理的价格。
(2)要使供应商按合约规定准时执行合约。
(3)为执行合约的方式取得某种程度的控制权。
(4)说服供应商给本公司最大的合作。
(5)与表现好的供应商取得互利与持续的良好关系。
三、谈判的有利与不利因素
谈判有些因素对
采购人员或供应商而言是有利的或是不利的，采购人员应设法先研究这些因素：
(1)市场的供应与竞争的状况。
(2)供应商价格与品质的优势或缺点。
(3)成本的因素。
(4)时间的因素。
(5)相互之间的准备工作。
四、谈判的项目
采购人员经常必须谈判的项目有下列诸项：
品质——交货期——包装——交货应配合事项——价格——售后服务保证——订购量——促销活动——折扣——广告赞助——付款条件——进货奖励
五、谈判的策略
1．品质
品质的传统解释是“好”、或“优良”，对采购人员而言品质的定义应：“符合买卖双方所约定的要求或规格就是好的品质”。故采购人员应设法了解供应商对本身商品品质的认识或了解的程度，管理制度较完善的供应商应有下列有关品质的文件：
——产品规格说明书
——品质合格范围
——检验方法
采购人员应尽量向供应商取得以上的资料，以利未来的交易，通常在合约或订单上，品质是以下列方法的其中一种来表示的，
——市场上商品的等级
——品牌
——商业上常用的标准
——物理或化学的规格
——性能的规格
——工程图
——样品(卖方或买方)
——以上的组合
采购人员在谈判时，应首先与供应商对商品品质达成互相同意的品质标准，以避免日后的纠纷或甚至法律诉讼。对于瑕疵品或仓储运输过程损坏的商品，采购人员在谈判应要求退货或退款。
2．包装
包装可分为两种：内包装或外包装。内包装是用来保护、陈列、或说明商品之用，而外包装则仅用在仓储及运输过程的保护。在自助式批发的营业方式中，包装通常扮演非常重要的角色。
外包装若不够坚固，仓储运输的损坏太大，降低作业效率，并影响利润。
外包装若太坚固，则供应商成本增加，采购价格势必偏高，导致商品的价格缺乏竞争力。
设计良好的内包装，往往能提高客户的购买意愿，加速商品的周转，若生产的产品在这方面比较差，采购人员应说服供应商在这方面改善，以利彼此的销售。
基于以上的理由，采购人员在谈判包装的项目前，应协商对彼此双方都最有利的包装，否则不应草率订货。
3．价格
除了品质与包装之外，价格是所有谈判事项中最重要的项目。
商家在客户心目中的形象就是高品质低价格，若采购人员对任何其所拟采购的商品，以进价加上本公司合理的毛利后，若自己判断该价格无法吸引客户的购买时，就不该向供应商采购。
在谈判价格时，最重要的就是要能例举供应商产品经由我们销售的好处。
4．订购量
在没有把握决定订购量时，采购人员不采购供应商希望的数量，否则一旦存货滞销时，影响利润的达成，及造成本金之积压及空间之浪费。
5．折扣
折扣通常有新产品引进折扣、数量折扣、付款折扣、促销折扣、无退货折扣、季节性折扣、经销折扣等数种。
有些供应商可能完全无折扣做为谈判的起点，有经验的采购人员会引述各种形态的折扣，要求供应商让步。
6．付款条件
付款条件与采购价格息息相关，在**地区一般供应商的付款条件是大约60天一120天左右，买方在付款时，若月结１5天一30天可扣3％一6％，采购人员应计算最有利的付款条件。
在正常情况下，是在单据齐全时，按买卖双方约定的付款条件，电汇汇入供应商的户头。
7．交货期
一般而言，交货期愈短愈好，因为交货期短，则订货频率增加，订购的数量就相对减少，故存货的压力也大为降低，仓储空间的需求也相对减少。对于有长期承诺的订购数量，采购人员应要求供应商分批送货，减少库存的压力。由于电脑计算订单数量的公式中，交货期是个重要的参数，采购人员设法与供应商谈判较短之交货期，降低存货的投资。
8．交货时应配合事项
若属于自助批发商商品的进出量极大，若供应商无法在送货作业上密切配合，将使仓库的收货作业陷于瘫痪。仓库的收货月台通常可容纳几辆车，故收货部门有专人按日期及时段安排供应商交货的时间。采购人员在谈判时，必须很明确将此一作业方式向供应商说清楚，并要求供应商承诺。
9．售后服务保证
对于需要售后服务的商品，例如家电产品、打字机、电脑、手表、照相机等，采购人员最好在谈判时要求供应商在商品包装内提供该项商品售后服务维修的单位名称(包括电话与地址)之保证单，使客户日后发现他所购买的商品须维修时，能直接与附近商店连络，免得仓库卖场人员疲于应付维修的问题o
10．促销活动
促销快讯是我们一大武器，在全世界各地都无往不利，但全赖采购人员的商品是否正确，以及售价是否能吸引客户上门。在策略上，通常会在促销活动之前几周停止正常订单的运作，而刻意订购促销特价的商品，以增加利润，除非采购人员无法取得特别的价格。
11．广告赞助
为增加公司的利润，采购人员应积极与供应商谈判争取更多的广告赞助，我们所指的广告赞助，有下列几项：
——促销快讯的广告赞助。
——停车场看板的广告赞助。
——购物车广告板的广告赞助。
——仓库卖场标示牌的广告赞助。
——统一发票背后广告的广告赞助。
——前端货架的广告赞助。
其中以第一项“促销快讯的广告赞助”为最大。由于快讯的印刷及邮寄成本很高，采购人员应要求供应商赞助此种费用，**地区每年商业广告费高达200亿一300亿，供应商通常都愿意由其广告预算中拨出一部分作为广告赞助。
12、进货奖励
成一定的进货金额，供应商给予奖励，这是家电业及某些行业惯用的行销方式，而数量折扣是指单次订货的数量超过某一范围时所给的折扣。
采购人员通常可要求供应商给予进货金额1％一5％的进货奖励(以年度计算)，以提高利润。
六、结论
采购谈判本身是很复杂的，因为谈判对象、供应商规模、谈判项目都不同，尤其是对中小型零售业而言，在筹码不多，进货量不大的限制下，谈判工作更是不易进行，但采购人员只要灵活运用以上所述的技巧与策略，在谈判中将不难一一克服困难。机智与毅力都是采购人员在谈判中所须要的。
采购人员在背负着业绩压力利润增加的双重压力下的确是任重而道远。因此，对于采购作业之规划与控制及采购人才之培养，实在是中小型零售业所必须马上着手办理的。