采购定单的格式参考
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采购定单就其样式和在公司内的传递路线而言各不相同。不过，任何实用的采购定单所必备的要素有：序列编号、发单日期、按受定单的供应商的名称和地址、所需物品的数量和描述、发货日期、运输要求、价格、支付条款，以及对定单有约束的各种条件。
这些约束采购方和供应商之间关系的条件极为重要，至于什么应该包括到合同中而什么又是不必要的则要通过磋商决定。实际上，在某个公司的采购定单中包括哪些条款常常由多年采购经验决定。定单中的条款项目一般有如下方面：
（1）包括那些当侵犯了别人的专利时，保护采购方不受诉讼连带责任的条款。
（2）包括有关价格的条款，例如，如果定单中没有指明价格，那么，在我方没有接到通知并对其表示接受的情况下，所购物料的价格不应高于上次支付的价格。
（3）包括明确指出不允许就装箱和运输进行收费的条款。
（4）明确规定货物的接受取决于对其进行的质量检测的结果。
（5）指明拒收货物后，如果购买方再次采购会重新发出定单。
（6）详细描述质量要求以及质量保障控制方法。
（7）如果所发货物在定单指定日期没有到达，允许取消定单。
（8）指明采购方拒绝支付汇票给供应商的几种情况。
（9）有些条款涉及货物数量，即关于实际装运数量多于或少于所定货物时如何处理。在某些行业中，很难控制一次生产产出的数量（例如，印刷业），这时，产量在一定限度内的超量和不足都可以接受。
（10）涉及到对公司有特殊利害关系的事件的条款，例如有关仲裁和制造部件时所需工具的处理等问题的条款。
个别公司在采购定单一式几份方面以及如何处理这些不同副本方面各不相同。典型情况下，采购定单的传递路径如下：原件发往供应商，有时随单附一份副本以便供应商返回作为其接受合同的证明。
一份副本归入顺序编号的采购定单卷宗中由采购部门保管；另一副本则由供应商保管。有些公司里，采购部门不保存采购定单的副本，他们把采购定单拍照后，用微缩胶片的形式进行保存。会计部门也会收到一份定单副本以便于处理应付账款。一份副本发往仓储部门，用于这一部门为接收物料作准备。如果公司组织结构把收货和仓储两个职能分开处理，收货部门也会收到一份副本。这些副本将按照供应商名称的字母顺序进行归档，并用于记录货物到达后真正收到的数量。如果收到的物料还要经过检验（通常原材料和生产部件就是这样）的话，一份副本也要送到检验部门。
尽管采购定单的所有副本内容上都是相同的，并且是一次同时填写完毕的，但是，这并不意味着它们在形式上也必须一模一样。例如，供应商的接受函上可能包含有其他副本不必列出的表明其接受意见的条款。填出收货方面的各项数据仅仅是收货部门的定单副本的要求。采购部门的定单副本则可能要求列出发货承诺、发票以及运输等方面的条款。由于价格的保密性，一般而言它不会出现在收货部门的副本上。
采购定单会以不同的方式加以保存。但关键是在需要这些文件的时候可以轻而易举地找到它们。目前可能做到的是：所有与一项特殊采购的定单有关的文书应该附在一张定单副本上。如果可能的话，还要将其在某处归档并建立交叉索引，以便需要时可以很快找到。