物料采购方法流程和物料管理
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第一节物料管理之意义
一、定义
物料从狭义之解释，通常称为材料，及指用来维持产品制造过程所需之原料、用料、零件配件而言；在生产工厂里有时材料是指为加工者，而零件即为配件或组件。对材料之解释，一般生产工厂又以下列方式加以区分：
（一）功用
将材料分为主要材料与辅助材料。主要材料是构成制成品最主要之部份，而辅助材料多半在配合主要材料之加工而附属于制品上。
（二）型态
将材料分为素材与成型材。素材者仍需加工之材料，它又分为料材与粗型材。成型材为已加工之材料，它又分为配件、零件、组合件。
（三）成本管制
将材料分为直接材料与间接材料。直接材料使直接供作制品制造之材料，其消耗与产品之产量成正比，如铸件之于马达。间接材料是间接帮助制品之材料，其消耗不一定与产品之产量成正比，辅助材料有时亦包括于间接材料。
（四）调度方法
将材料分为公司外部调度的第一次材料与公司内部调度的第二次材料。公司外部调度的第一次材料系指公司内购、外购之材料与外加工之材料。第二次材料系指规模较大的公司内部部门很多，由一个部门之材料调度至另一部门。
（五）准备方法
将材料分为常备材料和非常常备材料。常备材料为利用存货管制的原理，定时购买一定数量的材料，存备这些材料以供生产之需。有些特殊材料不能事先购买存备，必须是
生产计划而随时决定购买之材料，是为非常备材料。
第二节采购
一、定义
采购系指取得所需之物料、工具、机械……..等物质，以利生产工厂营运所应负担之职责与采取之行为。因此采购活动必须考虑以最适当的总成本，于最适当的时间，以高度之效率，获得最适当质量、最适当数量之物料、工具、机器…等物质，并能保持料源连续性之一种采购技术。通常采购业务内容最主要的有下列几项：
（1）寻找物料供应来源，并分析零件市场。
（2）与供货商洽谈，并安排工厂参观、建立供货商之数据。
（3）要求报价与进行议价。
（4）获取所需之物料。
（5）查证进厂物料之数量与质量。
（6）建立采购业务进行顺遂所需要之数据。
（7）了解市场趋势，搜集市场供给与需求价格等适切数据加以成本分析。
（8）呆料与废料之预防与处理。
二、采购方法
采购方法种类很多，可从中选取最方便最有利的方法进行采购，然而采购对象不同，所采用之采购方法亦不相同。
以采购地区分类－采购可分为国内采购（简称内购）与国外采购（简称外购）。所谓外购系指向国外之供货商或外国供货商在本国境内之代理商进行采购之行为。所谓内购系指向国内厂商进行采购行为。一般来说物料之采购以内购较为方便与经济。采购方式有下列方法：
（一）公开采购（OpenPurchasing）
系指采购行为公开化；而秘密采购(SecretPurchasing)系指采购行为在秘密中进行着。大量采购系指采购数量多之采购行为；而零星采购系指采购数量零星化之采购行为。特殊采购（SpecialPurchasing）指采项目特殊，
采购人员事先必须花很多时间从事采购情报搜集之采购行为。如采购特殊规格特种用途之机器；普通采购（OrdinaryPurchasing）系指采购项目极为普通之采购行为。
（二）正常性采购（NormalPurchasing）
系指采购行为正常化而不带投机性；而投机性采购（SpeculativePurchasing）系指物料价格低廉时大量买进以期涨价时转手图利之采购行为。
（三）计划性采购（ScheduledPurchasing）
系指依据材料计划或采购计划之采购行为；而市场性采购（MarketingPurchasing）系指依据市场之情况、价格之波动而从事之采购行为，此种采购行为并非根据材料计划而进行的。
三、采购分类
（一）以采购方式分类
采购分为直接采购，委托采购与调拨采购。直接采购系指直接向物料供应厂商从事采购之行为。调拨采购系指将过剩物料互相支持调拨使用之行为。
（二）以采购性质分类
采购分为公开采购与秘密采购，大量采购与零星采购，特殊采购与普通采购，正常性采购与投机性采购，计划性采购与市场性采购。
（三）依采购时间分类
采购可分为长期固定性采购与非固定性采购，计划性采购与紧急采购，预购与现购。长期固定性采购系指采购行为长期而固定性之采购，而非固定性采购系指采购行为非固定性，需要时就采购。计划性系指根据材料计划或采购计划之采购行为；而紧急采购系指物料急用时毫无计划性之紧急采购行为。预购系指先将物料买进而后付款之采购行为；现购系指以现金购买物料之采购行为。
（四）以采购订约方式分类
采购可分为订约采购，口头或电话采购，书信或电报采购以及试探性订单采购。订约采购（ContractPurchasing）系买卖双方根据订约之方式而进行采购之行为。口头或电话采购（OralorTelephonePurchasing）系指买卖双方不经过订约之方式而是以口头或电话之洽谈方式而进行采购之行为。书信或电报采购（LetterorTelegraphPurchasing）系指买卖双方藉自书信或电报之往还而进行采购之行为。试探性订单采购（TrialOrderPurchasing）系指买卖双方在进行采购事项时因某种原故不敢大量下订单，先以试探方式下少量订单，此试探性订单采购，俟试探性订单采购进行顺利时，而后才下大量订单。
（五）以决定采购价格方式分类
采购可分为招标采购，询价现购、比价采购、议价采购、订价收购、以及公开市场采购。
1、招标采购（PurchasingbyInvitationtoBid）
系将物料采购之所有条件（诸如物料名称、规格、数量、交货日期、付款条件、罚则、投标押金、投标厂商资格、开标日期……）详细列明，登报公告。投标厂商依照公告之所有条件，在规定时间以内，交纳投标押金，参加投标。招标采购之开标按规定必须至少三家以上之厂商从事报价投标方得开标。开标后原则上以报价最高之厂商得标，但得标之报价仍低过底价时，采购人员有权宣布废标，或商得监办人员之同意，以议价办理之。
2、询价现购（PurchasingatInquiryPrice）
系采购人员选取信用可靠之厂商将采购条件讲明，并询问价格或寄以询价单并促请对方报价，比较后则现价采购。
3、比价采购
系指采购人员请数家厂商提供价格后，从中加以比价之后，决定厂商进行采购事项。议价采购(PurchasingbyNegotiatingPrices)系指采购人员与厂商双方经讨价还价而议定价格后方进行采购。
4、订价收购
系指购买之物料数量巨大实非一、二家厂商所能全部提供如铁路之枕木或公卖局之烟叶，或当市面上该项物料匮乏时，则可订定价格以现款收购。公开市场采购（OpenMarketPurchases）系指采购人员在公开交易或拍卖场所随时机动式的采购，因此大宗需要物料时，价格变动频仍。
四、采购步骤略
五、XX公司的采购方式
（一）原料来源
XX公司的生产原料主要为羽绒，而羽绒的来源，分为鸭毛和鹅毛，鸭、鹅毛是由屠宰场上来的，XX公司以收取干货为主，至于，XX公司原料是用中介商的方式来取得。因为XX公司对原料的需求，在世界各地的鸭毛、鹅毛都有需要，鸭、鹅毛会因各地质量而有所不同，因此，以需求面来看，XX公司必须要到各地去收取鸭、鹅毛，以满足顾客需求，并维持货源多样性的竞争优势。
XX公司在大陆上的货源，主要是由中介商所提供，中介商在大陆各地收取鸭毛，再交给XX公司。XX公司在大陆设有工厂，工厂主要扮演吸毛机的角色，它占XX公司大部分的货源，所收购到的高单价货源转到台北，低单价则在当地分发处理。
在台湾方面，主要以中南部两家中介商提供大量的货源。而台北总公司，则负责欧洲方面的原料，因为鹅毛主要是以欧洲为大宗，但是欧洲没有固定的中介商，采购人员必须要亲自去挑货，用经验来判断，不能只靠中介商，以维持良好的质量。因为中介商有时会鱼目混珠，在羽绒中掺铁屑，影响质量，所以要靠人员鉴定。XX公司也在越南有设厂，所以越南厂主要是负责收购东南亚方面的货源。
（二）订购方式
1、在协议价格方面
即是选定对象以不公开的方式进行采购，主要以接单的方式为主，以客户的需求为准则，当客户下订单时，XX公司就要向上游供货商采购，但是XX公司的上游为屠宰场。因此供货商的教育程度普遍较低，签订的合约只能供参考，屠宰场的厂商较不会遵守合约，其实签订合约是没有用的。通常是以设定价格为主，用之前的采购价格为标准，并且要参考当时的市场价格，而且有时候其它买方出的价格比较好，则可能会破坏行情导致利润减少。
2、在公开竞标方面
因为XX公司的原料很像农产品性质，而农产品主要又类似期货，是需要计划性采购的，鸭、鹅可能会受市场供需状况，而受到波动，例如：一只成熟鸭约经过22天才能宰杀，但有可能因为市场上，北京烤鸭很受欢迎而提早宰杀，但是鹅、鸭的羽毛未丰，导致质量受影响。站在屠宰场的立场上，主产品是肉，副产品是毛，所以较不重视鹅、鸭的成长状况，但是，毛是光隆的主要产品，因此要做预测的动作，在需求量不变，而供应量减少的情况下，维持产品质量一定。
（三）WTO的影响
东欧的鹅毛质量纯度较高，因此一直是都是鹅的采购重点，由于台湾、大陆已加入WTO，各会员国可以直接贸易，所以东欧的毛料就可以从大陆直接采购，增加便利性，但是也因为WTO的关系使市场信息流通很快，买方进入卖方市场，议价空间小，而且进入障碍更低，其实在信息不对称下，才有较大的获利空间，所以进入WTO后，利润更低。