采购流程的设计与实施
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1、采购流程与内部流程
内部申请流程
内部审批流程
采购流程
PO/CONTRACT形成
PO/CONTRACT审批流程
l付款与验收流程
文件控制流程
内部审计
外部调查
2、采购流程
目的：满足申请人的要求、控制成本、确保质量、服务、交货符合公司的各项规定。
控制点：节省开支、符合公司规定、无道德品质方面问题、
供应商管理、无未经授权的采购（BY-PASS）、采购申请的审批
公司内部的规定：
l 固定资产购买：财务处
l 融资租赁、不动产购置
l 集团内购买
l 涉及竞争对手的采购：法律部门
l 涉及知识产权、专利、软件等
l 涉及大型项目转包性外购
l 涉及进出口/转口贸易/保险/财务/HR等
采购申请的审批
l 采购申请的批复权限：各级部门经理、财务经理、总经理及董事会的权限
l 采购申请人的规定：如
生产计划负责材料申请，生产部门负责设备及辅料，HR负责招聘费用等等。
采购流程
l PR的接收与审核
l 专人/记录/汇总
l 分发/登记/询问
l 采购员的分工
l 按支持部门分；按购买物品COMMODITY分；按负责的区域分。
l 高于某个界限（clip level）：必须适用采购技术
l 竟标/竞争性评估/价格比较/供应商的早期参与/客户指定/产品授权/唯一来源。
l
采购成本降低目标：保证总体价格降低水平要求。
l 在量化考评的合格以后供应商需要填写有关表格及提供商业执照等。
l 供应商上述信息输入计算机中的计算机（MRP system/financial system,PO module）
l 与供应商谈判，确保他的质量和交货都能满足我们的要求。
l 供应商选择综合：要阐明选择的原因（见上）并征得上级的批准。
l 阐明的原因必须有明确的文件支持（如传真报价，E-MAIL）等，必要时要有申请人及其经理的签字。
l 供应商信息调查表（含财务信息等）要有财务部门的资信调查。
l 出口限制性国家名单，标书签发，赢/败标通知书的签发。
l 紧急/特殊需要下，价格居高不下但不得不接受的情况，需向上报批。
l 如涉及外汇金额超过一定数量，需报财产/金融/财务部门审批。
l 假如合同涉及竞争对手，知识产权，特殊条款，需报法律部门审批。
l 假若购买物品涉及Y2K，条款中应有Y2K限制条款。
l 有授权的采购员应在经理批复合同前在有关支持文件/PO上签字。
l 经过授权经理签字有效的PO/合同，应首先传真给供应商，正本邮寄给供应商，收货人（库房或申请人）及采购存档。
l 请供应商确认合同的收到并确认接受合同的全部条款。
l 有时我们需要和供应商签署不扩散及保密合同。
l 必要时向供应商催货；有预付款要实现安排和报批。
l 生产物品收货应由库房管理，质量保证部门等的认可。
l 内部货品及服务的签收要有申请人及其负责人签字。
l 验收：生产部门、质量部、工程部；报验/库房
l 入库：库存管理负责输入系统。
l 质量/数量投诉：采购在接到来自质量或库房的报告负责与供应商联系确认索赔、补偿等事宜。
l 确认无误，准备付款。
3、付款条款与验收条款
l 付款一般为货到验收付款，预付小于50%。
l 国内贸易一般为人民币，期限为发票30天。
l 对生产部门、质量检验部放行，库房验收报告是付款的前提。
l 对提供服务，申请人必须确认收货方可申请。
l 申请付款日期要看发票日期和付款条件。
4、职责划分
l 申请人，采购人，付款人，收货人分开
l 任何部门或个人均不得兼管上述两项职能。
l 特殊情况须请财务总监或总经理或流程控制部门批准并且定期检查风险是否在可接受的范围。
5、无授权采购（BY-PASS）
l 定义：没有采购部门参与也没有得到内部负责人的授权批准的对供应商的承诺。
l 危险与损害：造成直接经济损失，破坏与供应商的关系，损害公司的形象，有潜在道德的问题。
l 防范：1、No PO，No Work， No Payment。
2、对供应商管理，无PO，无付款
3、对犯规者及其经理进行批评教育
6、总结：
l 采购部是采购流程的OWNER。
l 采购流程要体现采购活动的增值性。
l 采购流程要在控制范围内尽可能提高效率和反映能力。降低TURN AROUND TUME，提高内部客户满意度。
l 采购流程对供应商要透明。