采购管理策略：采购订单的准备
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如果没有采用供应商的销售协议，发订单通常需要先进行订单的准备工作。由于合同形式使用上的不当，很可能带来严重的法律争议，而且可能导致交易记录不准确完整，因此，即使订单是通过电话发出的，随后也要补上书面订单。紧急情况下，企业可以不按照正常的采购申请和填写采购单等程序，直接派车装运所需物料。但是决不允许没有书面订单就进行采购。
所有公司都有备好的采购订单。不过，实际中许多采购活动不是在采购订单上载明的条件下进行的，起作用的常常是供应商提出的销售协议上的条件。由于每个公司都会尽可能地保护自己的利益，在采购方备好的采购订单上由供应商承担的责任常常在销售协议里转化为采购方的责任。自然，企业都希望销售自己产品时使用本企业准备的销售协议，而在采购时使用本企业准备的采购订单。
有些采购员声称，如果不用他们准备的采购订单就不进行任何采购，如果供应商强烈地反对采购订单上所列的某些条款而且可以给出很好的理由，双方就可以达成妥协。不过在强大的卖方市场情况下，坚持这一规则比较困难。而且，如果采购方不在供应商准备的销售订单上签字，一些供应商会拒绝销售产品。如果没有其他可供选择的货源，例如供应商对某一产品拥有专利或是这一产品的价值极为突出，其他产品不能替代，在这样的情况下，采购方就没有其他的选择了。不过，通常情况下到底选用哪一方准备的文书有时取决于双方相对实力的强弱、采购物品的特点、交易的复杂程度以及在确定或发出订单方面所制定的战略。
在这方面似乎有许多令人困惑的情况，采购方可能随便地在供应商派出的销售代表提供的订单上签字，然后把采购订单送到供应商那里，并想当然地认为该合同对供应商也有约束力（这种订单对签了字的采购方有约束力；对于供应商而言，只有当其总部的负责人确认之后，才在法律上产生约束力）。有时，采购方邮寄或传真出采购订单后，收到的答复不是接受函，而是一张销售订单。这种情况下，销售方其实不是表示接收采购条件而只是进行还盘。
不过，如果采购涉及的是小额订单，由于引发法律诉讼的可能性极小，所以签订了受法律约束的协议也不必太担心。由于这个原因，以及为了节省处理过多文书工作的费用，当采购金额在某一限额以下，例如5000美元，许多公司都取消了把收函通知或接受函作为订单必要附件的做法。这就意味着直到货物到达后，双方都没有在法律上有约束力的合同。不过，如果对方根据小额采购订单通过法律诉讼要求强制发货，最后引发的损失还是会让人有所顾忌。
具体的准备工作包括以下几项：
1．熟悉需要订单操作的物料项目
订单人员首先应熟悉订单计划，订单的种类很多，有时可能是从来没有采购过的物料项目，其采购环境不一定熟知，需要
采购人员花时间去了解物料项目技术资料等。订单的难易程度也有差异，有时可能要到国外去采购，值得注意的是，直接从国外采购可能获得较好的品质和较低的价格（对认证人员来说），但却会大大增加订单环节操作难度，手续复杂，交货期长，监控操作困难。
2．价格确认
由于采购环境的变化，订单人员应对采购价格负责，不能认为价格的确定完全是认证人员的责任，订单人员有权利向采购环节（供应商群体）价格最低的供应商下达订单合同，以维护采购的最大利益。
3．确认项目质量需求标准
订单人员日常与供应商的接触通常会大大多于认证人员，由于供应商实力的变化，前面订单的质量标准是否需要调整，订单操作作为认证环节的一个监督部门将发挥应有的作用。
4．确认项目的需求量
订单计划的需求量应与采购环境订单容量相匹配，或者小于采购环境订单容量；如果大于则应提醒认证人员扩展采购环节容量。另外，对计划人员的错误操作，订单人员应及时提出来。
5．制订订单说明书
订单说明书是订单准备环节的输出，主要内容有订单说明书，它包括：项目名称、确定的价格、确定的质量标准、确定的需求量、是否需要扩展采购环境容量等方面。还有必要的图纸、技术规范、检验标准等。