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供应链间接采购的流程

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采购流程是整个采购过程中各项工作的重要指引,不仅对各项工作的负责人提出具体工作要求,还对各个负责人之间的配合衔接做出执行安排。间接采购流程是在直接采购流程的基础上,基于间接采购管理的特殊性延伸发展而来的。间接采购流程涉及的主体包括企业内部的请购部门、采购部门、仓储部门、财务部门等,以及企业外部的供应商。
1)间接采购典型流程
对于消耗类与资本类物料的间接采购,其典型流程为请购部门提出采购申请和确认需求,采购部门编制采购计划、确认采购、询比价、确认供应商、磋商采购合同、确认采购合同、执行采购合同,仓储部门接收物料入库,财务部门接收发票和付款,如图5-1所示。
在间接采购典型流程中,请购部门填写请购单,将采购的消耗类或资本类物料具体化并获得管理层审核批准,对需求进行确认;采购部门汇总需求并编制采购计划,经管理层审核批准,对采购进行确认,在选择供应商进行询比价时,采购部门会同请购部门对供应商进行确认;在采购合同审批签订环节一般采用标准产品类模板,以节省谈判时间并规避潜在法律风险;消耗类与资本类物料的接收入库需要仓储部门严格按照合同约定的验收标准进行;在供应商开具发票的特定时限内,一般由企业财务部门进行付款操作。如果存在不良品,采购部门需与供应商协商解决。
2)间接采购具体流程
间接采购典型流程结合间接采购标的类型进行调整后,可形成项目类间接采购流程、设备类间接采购流程、材料类间接采购流程和服务类间接采购流程等间接采购的具体流程。
(1)项目类间接采购流程
项目类间接采购贯穿整个项目生命周期,其管理模式直接影响项目成本、项目进度和项目质量。在项目进度计划影响下,项目类间接采购计划的制订成为间接采购流程的始点,采购部门需要进行自制与采购分析,以决定是否采购、采购方式、采购对象、采购数量、采购时间。项目类间接采购流程中融入了项目进度计划、成本控制和质量管理等内容。
(2)设备类间接采购流程
在设备类间接采购流程中,采购部门往往会根据设备价值进行前期需求分析、成本投入产出分析等,对大型设备还需要进行供应市场调查、供应商资质审核和资格认证,必要时还需要进行实地考察以详细了解供应商的实际情况。而采购重要性和价值较低的设备时,则可以简化间接采购流程,只保留图5-1中的必要环节。
(3)材料类间接采购流程
在材料类间接采购流程中,请购部门应根据工程进度、材料消耗定额等提出材料需求计划和采购要求,明确材料名称、规格型号、需求数量、需求时间、使用要求、验收标准和质量要求等。采购部门根据材料需求计划和采购要求制订采购计划,通过询比价、招标等方式寻找材料供应商,并会同请购部门确定供应商、签订合同,共同进行材料验收和品质管控,满足请购部门的需求。
(4) 服务类间接采购流程
服务类间接采购流程主要包括请购、询价、比价或议价、签订合同、合同审核并批准生效五大步骤。请购部门需要填写采购申请,注明采购某类服务的目的和用途、预算金额。采购申请获得批准后,即可进入采购实施阶段。在询价环节,采购部门需要对供应商进行信息调查,并基于调查结果对供应商的资质进行评分,然后邀请合格的供应商进行竞标。在比价议价环节,一般由采购部门负责开标并和目标供应商进行谈判,以获得更低的成本与更具优势的服务条款。此后进行合同签订,采购部门针对审批合格的报价单和供应商签订合同;最后,财务部门对采购申请和报价审核单进行最终复核并加盖公章,当采购订单和采购合同由供应商签字并盖章回传确认后,合同即生效。

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