商务礼仪之－:会议礼仪
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传统会议的定义就是一组八至十二个与会者的桌面式讨论。议题则是事前安排好的，事后须有会议记录。常见的会议种类有三种：简报式会议(The Briefing Meeting)，剧院式座位安排最适当；动脑式会议(The Brain Storming)，圆桌式座位安排最适当；训练式会议(The Training Meeting)，马蹄式座位安排最合适。
如果依照会议进行的模式不同，则可以细分为下列七大类型：销售会议、年会、产品发表会、研讨会、专业会议、奖励会议、培训会议。企业和单位组织的各种会议并不只是一些人坐下来讨论，开会的目的有多种，如解决问题、推销观念、进度报告、培植训练、脑力激荡、信息整合。因此，会议在行政沟通中，属于平行沟通的一种。平行沟通顾名思义是平起平坐的沟通，所以倚赖的是共识与了解。
时间安排：下午最佳
会议通常有3:3:3模式，可以从两个方向来解释这个模式：
第一个3:3:3指会议前事情已决定了三分之一，会议中决定三分之一，会议后再决定三分之一；另一个3:3:3指会议中，前面三分之一的时间，用来“主席报告”，此时大家尚在暖场，并未进入状态；中间的三分之一时间，叫做“议案讨论”；直到最后三分之一的时间才是“议案表决”时间。因此，会议时间多长、参加人数多少并没有多大的意义。如果希望开会有效率，就要多掌握会议管理的具体方法。
一、会议时间下午优于上午
会议是一种低效率的管理行为，所以，不要利用上午的黄金时段来做低效率的事。每周一下午及周五下午是管理的黑暗期，最不适合开会或做任何决定。所以，周二、三、四下午都是比较合适的时间。
开会时长以六十至九十分钟最恰当，重要会议最好也不要超过九十分钟。
二、采用分点而非整点开会
时间有递延效果，例如，早上九点开始开到十二点，十点开始也要十二点才能结束。因此，我们若能在九点四十五分开到十一点，或在下午三点半到四点半，那会前、会后就有更多时间进行准备和沟通。
三、会后记录应于72小时内送交与会人员跟催
会议记录需经与会人员签字，主席认定内文无误之后再传交与会人员。每件跟催事项都要有专人负责及时限。因为，“时限”代表“实现”。
四、会议数据及设备需先妥备
议程中最好写清楚，主席报告时长，每项议题讨论的时间。这在标准的国际会议里都写进议程，而一般的会议大都很马虎。
会场布置：与会议类型协调
会议因为形式不同，所以会场布置也要根据会议类型搭配调整：
日常工作会议的会场布置形式多为圆型、椭圆型、长方型、正方型、一字型、T型、马蹄型，这样的形式可展现民主团结的气氛。
座谈会、讨论会的会场布置成半圆型、马蹄型、六角型、八角型、“回”字型，让与会者感受轻松亲切最重要。
中型会议的会场布置成“M”字型、扇面型，可以打造正规严肃的感觉。
大型茶话会、团拜会的会场布置成星点式、众星拱月式最佳，以便来宾任意走动，相互寒暄，交换信息。
大型会议一般在剧院型会场或礼堂召开，因为人数众多，为适当控制议程进行，形式也就比较固定。
会场礼仪：相互尊重
会场上，常有一些不合礼仪的事情发生，如：
发言离题 每个人的表达能力好坏不一，但是要针对议题发言。与议题无关的事情，不要花费过多时间说明，以免引起其他与会者反感。
交头接耳 在会议进行中，无视其他与会者存在，自顾自地交头接耳，不但产生噪音，而且显得非常无礼。
心有旁骛 会议开始后，不要一边开会一边处理其他事务，造成议事效率低下。
发生争论 发表言论应做善意表达，对事不对人，不可指名道姓，言词犀利地批评他人。如果发生争执，也应适可而止，顾全大局，不可扩大事端。
垄断会议 有些人发言次数过多，或针对某项议题结党操作，垄断会议，使得会议无法有效发挥功能。这实在是无法令人欣赏的失礼行为。
急于离席 与会者有时因为时间压力，或有其他待办事项需要处理，因此急着离开。这会影响发言人的情绪，降低与会者对会议的投入程度。
服装不整 “人要衣装、佛要金装”，会场是展现个人涵养的绝佳场合，与会者应该替自己塑造良好正面形象，先从服装整齐，仪容端正做起。
毫无准备 收到会议通知后即开始准备相关资料，不可抱着草率心态，毫无准备，一问三不知是最失礼的会议表现。
迟到缺席 出席会议最好按时到达，尤其e化企业分秒必争，延误一秒钟都可能与商机擦身而过，因此，最好利用“会议管理规定”，明确制定处罚条例，严格执行，以纠正与会者迟到的失礼行为。
接听电话 进入会场应该主动将手机关机，并在自己的分机或手机中留下语音讯息，让来电者知道你在参加会议。端茶、接听电话、签收邮件、临时会客等，都会分散与会者的注意力，影响议事效益。
会议的礼仪可以运用第一个层面的3：3：3原则来探讨：会议前，妥善准备，准时出席，服装整齐，精神奕奕；会议中，仔细聆听，积极参与，不时记录，适时响应；会议后，确实遵守会议决议与行动项目的指导，据此执行。所以不仅是服务人员要彬彬有礼，与会人员也要遵守礼仪。正确的会议礼仪应该注意这几个方面：
坚守事实原则 会议中陈述的言论，一定要有事实根据，不可过于夸大，添油加醋。不可言词闪烁，推卸责任。某些原则问题如果过于放松，会导致绩效不佳；但是有些议题，必须视情况弹性调整，此时就应该列为开放议题，给予适当弹性，以免议事讨论陷入胶着状态。
聚精会神参与 与会的相关数据、图表均应事先充分准备，深入了解，这才能达到会议召开的目的，有效解决议案。会议的席次和座位有其既定的安排礼节，与会者应谨守分寸，选择符合自己职务的位置入座，以免贻笑大方。有些议事进行节奏较快，如果没有用心集中精神，很容易错失重要议事却不自知。
注意仪容形象 “好的开始，是成功的一半”，会议能准时开始，就表示会议已经成功一半。与会者的仪态举止就是形象的缩图，开会时坐姿不良，抖脚、打哈欠、梳头发、补妆这些都是不雅的举止，不应该发生。
学会彼此尊重 与会者都应当彼此尊重，维持会场秩序，使得会议可以顺利进行。即使在表决期间，可能会有不同的意见产生，也应遵守会场礼仪。发言必须先取得主席的许可，一般不超过三分钟，发言时先介绍自己的姓名单位，发言不可以超过三次等，这些都是简单的议事规范。
主持礼仪：客观简明
会议主席所负责的是确保议事议程顺利进行，控制时间，以达成会议目标与目的。主席的遴选必须谨慎，除了要有一定的身份地位以外，也应该具备一定的礼仪风范与资格。担任主席的人是会议的灵魂人物，必须经过完整的主席主持技巧训练，才能恰当地引导会议进行。
会议陈述礼仪 善用数据，简化说明过程，加速其他与会者了解陈述事项的来龙去脉。会议时间有限，发言者应言简意赅，尽量不要超过三分钟。主席、主持人或引言人在进行开场白或为议事下结论时，应该简单明了，切中要点，不要过于冗长，让人失去耐心。
加强陈述技巧 平时应勤练口才，陈述议题时，要懂得掌握唤起听众注意、让听众了解讯息、说服听众的原则，引导听者循序渐进，深入浅出。陈述事件时要能客观、运用适当时机，才不致引起与会者的冲突。
会议发问礼仪 提出问题、质询问题是一项艺术，除了要熟悉该项议题，也要搜集充足的资料，发问方能一针见血，让人佩服。否则，只会让其他与会者认为你对议题认识不足，自曝其短。所以当发问开始的时候，发问者必须三思而后行，不当的发问将会引起其他与会者的反感。
尊重他人意见 不论对答复者的响应是否满意，都应该予以尊重，做个有风度的与会者。常用“请问”开始发问，用“对不起，还有一个问题”来转折，用“谢谢”结束发问。提出问题的目的是要交流意见，因此，切忌咄咄逼人，免得引起纷争，更破坏自己的形象。发问的内容，必须符合会议的议题，不可偏离主题，或问一些与议题毫不相关的问题。
答复问题时机 主席的答复，通常要依据议事规则，立场中立，其答复内容亦视为决议，必须详实记录。回复他人询问时，可依据个人专业知识作答，但不得夸大，过于自负。回复的目的是说服提问者接受你的看法，因此要懂得尊重对方，谦虚有礼。
答复问题方法 自问自答的情况多半发生在比较专业的议题场合，提问者可能先征询与会来宾的看法，但因为问题过于专业，所以由发问者解答，这种情况，发问者通常也是演讲者或主讲人。答复时多引用名言锦句，采用案例说明，加上交叉比对，可以达到一针见血的效果，有助提问者了解解说内容。
对话动机意向 回复时要观察对话者的反应态度，多多揣摩对方可能的动机和意向。每个人的理解能力和反应速度有高有低，不时确认对方对回复内容的了解程度，若有必要，则主动补充，或会后另行说明。
现代人开会与传统会议不同。为了提升效率、节省成本，不论何种会议， 都有很多运用视讯会议的场合。此时，展示的技巧就很重要，而展示的表现恰好是验收口才和表达能力的最佳时机。由于开会时间有限，展示者应该在最短的时间内，以最少的文字、最清楚的方式，让听取展示者快速理解且印象深刻。