采购管理策略：采购作业基本步骤
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由上述采购作业流程设计应注意的各项要点，可以了解采购流程对采购作业的影响及重要性。现将美国采购学者威斯汀(J.H．Westing)等所主张的采购作业基本步骤，介绍如下：
1．确认需求
在采购之前，应先确定买哪些物料、买多少、何时买、由谁决定等。
2．需求说明
确认需求之后，对需求的细节，如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均须加以明确说明，以便顺利选择来源及进行价格谈判等作业。
3．选择可能的供应来源
根据需求说明，从原有供应厂商中，选择实绩良好厂商，通知其报价；或以登报公告等方式，公开征求。
4．决定合适的价格
确定可能的供应商后，进行价格谈判。
5．安排订单
在价格谈妥后，应办理订货签约手续。订单或合同，均属具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求及权利义务，须予以列明。
6．订单追踪与稽核
签约订货之后，为求销售厂商的如期、如质、如量交货，应依据合同规定，督促厂商按规定交运，并予以严格验收入库。
7．核对发票
厂商交货验收合格后，随即开具发票。付清货款时，应先经采购部门核对发票的内容是否正确，财务部门才能办理付款。
8．不符与退货处理
凡厂商所交货品与合同规定不符而验收不合格者，应按照合同规定退货。并立即办理重购，予以结案。
9．结案
凡验收合格付款，或验收不合格退货，均须办理结案手续，清查各项书面资料有无缺失以及绩效好坏等，签报高层管理或权责部门核阅批示。
10．记录与档案管理
凡经结案批示后的购案，应列入档案登记编号分类，予以保管，以备参阅或事后发生问题的查考。注意：档案都有一定保管期限的规定。