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精益改善观念在不同管理制度下的差异

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长久以来,今井正明一直在思索着一个基本的观念,来解释为什么大多数新式观念、制度与科技,皆源自西方,但却由日本发扬光大。最后终于从东西方传统价值观中,得出西方惯于「突发改变」,而日本却是习惯「逐渐改变」的态度,而得出主要的差别在于 「改善」观念。
「改善」观念在日本是非常普遍的观念,「改善」的观念其实非常简单,就是公司所有的员工随时随地注意所有可以改善的大小事情,因此可以说一切的生活方式、工作方法、社交方法或是家居生活,都可以透过不断地「改善」而 获得进步。因此,今井正明认为,许多的学者,不断地探讨造成战后日本经济奇迹的原因,这些学者提出相当多的解释,包括生产力运动、全面品管、品管圈活动、提案制度、自动化、终身雇用制、年功序列薪资、工会等等,但真正的精髓却是「改善」观念的基本哲学。让员工培养「过程导向」的思考方式,确保全体员工能养成随时进行改善的工作习惯,使「改善」观念深植每位员工的心,让企业持续进步。
日本企业管理人员的工作是作业标准的维护与改良。越是高层的管理人员,越重视作业标准的改良。基层员工则是以维护现有作业标准为主,不过当基层员工已熟练其工作之后,他可透过个人的建议或品管圈的活动,对公司改良有所贡献。作业标准的改良,也意味着标准的提高。标准提高之后,管理人员也就必须设法维护这些标准能被持续执行。维护与改良是一体两面的事。
关于西方企业管理人员对「改善」观念的欠缺,有一本「GE传奇」的书,描述美国GE公司总裁杰克·韦尔奇如何改革公司,使得获利水平在美国名列前茅的故事。书中曾描述该公司为了解日本企业是如何成为高竞争力的企业,因而成立一个项目小组,在前往日本考察后,其中一个结论是,日本透过改善活动,提高了生产力及产品质量,因此奇异公司决定推行提案制度。
例如,有一位现场工作人员,因某一个螺丝因质量及设计不良,时常刮伤自己及产品,透过提案改善制度,提出自己的建议,最后解决了这个恼人的螺丝问题解决,除此之外,该员工也因为参与改善而提高了成就感。西方企业传统上,并不认为现场工作人员需要参与改善活动,现场工作人员只需要按照标准的工作程序作业即可。
不论是中高阶主管、基层管理人员或是作业人员,都负有改善责任,只是比例不同而已。西方企业在改进或是创新,一向习惯由工程师扮演着创新的角色,而改进的概念也与日本的改善有所不同,因为改善指的是作业过程中自发的小改良,而创新则是在技术或设备方面投入大量金钱之后,得到的成果。因此「改善」与「创新」 是有所不同的,故今井正明才会说西方企业没有改善的观念。
改善的思考方式,确保全体员工能养成随时进行改善的工作习惯,使「改善」观念深植每位员工的心,让企业持续进步。而「提案制度」则是落实全体员工参与「改善」活动的一项制度,变成日本企业的管理活动中,不可或缺的一个项目。有些公司甚至以基层员工的提案数量,作为衡量中低层管理干部的绩效指标之一,并要求干部须协助作业人员提出更多的建议案。
在台湾导入「提案制度」的企业,有些公司规定每一部门每月须提出某一数量的提案数量,以便整个公司能投入改善的活动,提高公司的竞争力。但是因中高阶主管,并不是真正理解日本企业改善的观念,单纯将「提案制度」看成一项制度去推行,最后不是各部门应付了事,企业中从上到下,并未具备改善的观念,也未变成工作与生活中的基本哲学,当然看到的只是以为一项制度而已,最后失败也就不足为奇了。
日本企业有一重要特色,那就是提案数量非常多,高阶主管也非常重视提案成果的发表会,并拨出时间亲自参与,使员工感受这种从上到下对改善活动的投入。提案又分为个人提案与团体提案,其中团体提案包括小组织活动(即品管圈)、成本降低小组、自动化小组等等,都是团体提案活动的范围。
员工的提案获得通过之后,也意味着作业标准将跟着修改,因标准是员工自行想出来的,员工也乐于遵守。最后企业经由此种全员参与的改善活动,作业标准逐渐提高,企业的竞争力也相对获得提升。日本企业这种由改善精神所引申出来的竞争力,最初并不为西方企业的管理人员所认同,直到因日本企业在世界各国攻城略地,才引起西方学者想一窥日式管理的奥秘。
西方是一个极端重视结果的社会,几乎是以成败论英雄的方式在评论一个人的价值。而日本社会则较偏向过程,这并不是说日本企业不重视结果,但是更注意过程中员工所参与的程度、态度、付出的心力及是否在这过程中有所成长。
西方管理因民族性的关系,对于英雄普遍怀有极度根深蒂固的崇拜心,当企业经营不善时,从外面聘请一位强人,企图将企业救起来,成功之后,该名主管也就成为员工中的英雄、明星。只问结果不问过程成为一般管理人员基本信念。但结果导向的管理,往往只能偏重短期效益,使企业的发展面临长期发展的困难。
美国企业则是以并购为主要手法,作为创造结果的主要方法。前面提到GE公司总裁杰克·韦尔奇,就将GE旗下的各事业像买卖卡片一样的卖来卖去,因为他要追求企业的利润;这正是结果导向的标准的思维模式。
日本企业就比较重视过程,而「改善」观念正是一种过程导向的思考方式,透过以人为导向的活动,强调员工的参与及努力,塑造出企业整体员工不断地在工作岗位上追求进步的理念,成为生活中的信条。日本重视群体和谐,较少有英雄。
松下公司的员工餐厅服务小姐所成立的品管圈,选定的主题是员工喝茶的行为研究。观察表明,员工普遍有坐在同一位置的习惯,因此提议将每一桌的茶水使用情形加以记录,根据得出结果,提供每一桌的茶水,结果茶叶的使用量,减为以往的一半。该小组最后因对改善活动投入的程度,获得松下公司年度的社长金质奖。这件案子要是发生西方企业或是台湾,管理人员可能以该提案所创造的利益非常微薄,而给予较低的评价。同样一件事情,因不同的思维模式,就会出现这么大的差异。
台湾企业的管理,由于年轻人受西方管理教育较多,而早期台湾创业者大多受日本思维模式的深刻影响,较重视团体的和谐。这两种不同的哲学,促成台湾今日这种混合管理模式的景象。
由于日本企业在世界经济舞台扮演着重要的角色,因此欧美企业在一探日式管理的精神之后,逐渐调整经营管理手法,尤其是丰田式管理更是成了举世闻名的管理方法。
希望推动全面品管或是其它日式管理手法的企业,能从精神面多了解「改善」的内在意义,并将观念传播给企业中的每一位员工,从上到下确实体会,则无形中企业所推行各项活动,即能逐渐展示出应有的绩效。不论是欧美企业或是日本企业,都已逐步调整学习对方的优点,因此了解各项管理背后的哲学,才能确实发挥各项管理手法的真正长处。

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