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秘书工作技能之公文处理及写作

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 一、公文及其种类
党的机关的公文,是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具。
根据《江苏省党的机关实施<中国共产党机关公文处理条例>细则(试行)》规定,党的机关公文种类与行政机关的公文种类有所不同,主要有14类15种,即:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、规定、办法和细则、函、会议纪要。     
二、公文的格式
党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。
      (一)版头
      版头分为两种,一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成,一般用于向下普发的公文;一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标明文种组成,用于上行公文或向同级、下级和无隶属关系机关行文。版头套红居中印在公文首页上部。版头一经在一定历史条件下,应长期沿用。联合行文,版头可以用主办机关名称,也可以并用联署机关名称,并用联署机关名称时,主办机关应排列在前。
      机关之间以函件的形式行文时,用印有发文机关名称的信笺。
      (二)份号
      指公文印制份数的顺序号,一般用标位阿拉伯数字表示,有密级的公文应当标明份号,注于公文首页左上角。
      (三)密级
      公文的秘密等级,标注于份号下方。
      (四)紧急程度
      指对公文送达和办理的时间要求。紧急文件可在公文首页左上角、密级下方标明“特急”、“加急”字样,也可在公文上盖“特急”、“加急”、“急件”章,或挂“特急”、“加急”、“急件”条。
      (五)发文字号
      由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成,标注于版头下方居中或者左下方。联合行文,一般只标明主办机关的发文字号,必要时可并用联署机关的发文字号。函件如需编号印发,编号置横线右下角,标题右上角。
      (六)签发人
      上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”,“签发人”后面标注签发人姓名。联合上报的公文,应同时标注各联署机关的签发人。
      (七)横隔线
      指隔开公文的版头部分与行文部分的横线。横隔线分为两种:公文版头带“文件”二字的,横隔线由居中红色五角星加两侧红色横线组成;公文版头不带“文件”二字的,横隔线为一红色横线。横隔线位于发文字号下方。
      (八)标题
      一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成,位于横隔线下方。联合行文机关较多时,标题中的发文机关可简化为主办机关名称加“等部门”字样。除印发规章性文件外,标题一般不加书名号,也不用其他标点符号。
      转发上级文件或批转下级文件,如原标题过长,可根据文件内容重新确定标题。
      (九)主送机关
      主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或规范化简称、同类型机关的统称;向下普发的公文,主送机关名称应规范、稳定。主送机关名称位于标题之下、正文左上方,顶格排印。决议、决定、规定、意见等公文,正文之前一般不标注主送机关,可在正文之后标明印发传达范围。会议纪要的主送机关标注于文尾,用“分送”表示。
      (十)正文
      公文的主体,用来表达公文的内容,位于标题或者主送机关下方。
      (十一)附件
      公文附件应当置于主件之后,与主件装订在一起,并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称。有两个以上附件时,应注明顺序并将顺序号分别标注于各附件首页的左上方。
      被批转的下级机关公文和被转发的上级、同级机关公文,不属本机关公文的附件,不需在正文之后、发文机关署名之前注明;在批转、转发“通知”之后另而排印即可。转发上级机关公文,还应于转发公文标题下方注明该公文的发文字号。被批转、转发公文的版头、抄送机关、印制版记等不再标注。
      附件一般与主件合订发送,如需单独装:应在附件首页左上角注明主件的发文字号,与主件同时发送。
      (十二)发文机关署名
      应当用全称或者规范化简称,位于正文的右下方。
      (十三)成文日期
      一般署会议通过或者领导人签发日期(如有两位以上领导人审签,署最后一位的签发日期,联合行文,署最后签发机关领导人的签发日期;电报以发出日期为准。领导人签发后,如因帮不能及时发文,至正式发文时,成文日期可由签发人重新确定,也可根据需要仍用原签发日期。成文日期应写明年、月、日,位于发文机关署名下方。决议、决定、规定、意见等正文之前不标明主送机关的公文,成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。
     (十四)印章
      除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外,公文应当加盖发文机关印章。用印位置居成文日期中间偏上,以上不压正文、下略压成文日期为宜。用印要端正、清晰。用印页(发文机关署名页,如无正文,应在页首加圆括号标注“此页无正文”字样。
      (十五)印发传达范围
      一般用于向下普发的公文,对印发、传达范围作说明,加圆括号标注于成文日期左下方。
      (十六)主题词
      按《公文主题词表》标注,位于抄送机关上方。主题词的标注要准确、完整、规范。“主题词”三字用三号黑体字,词组用三号小标宋。词组间空一格。函、会议纪要的主题词与抄送分送栏之间不用横红隔开。
      (十七)抄送机关
      指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方,主题词下方,用四号仿宋字。除函、会议纪要外,抄送机关与主题词、印制版记应用横线隔开。报上级的文件和送下级的文件一律用“抄送”。
      (十八)印制版记
      由公文印发机关名称、印发日期和份数组成。一般在文件末页下部印两条横线,两线之间用四号仿宋体字,左侧注明制发单位名称,右侧注明印发日期,底线下面右侧用五号书宋体字加圆括号注明印发份数。
      函件的文尾部分只包括主题词、抄送栏、份数等项,不注明印发机关和印发日期。
      函、会议纪要的份数标于抄送、分送栏之下,居右,不用横线隔开。
     公文的汉字从左至右横排。主标题、副标题、正文之间的用字要有明显区别。公文标题用二号小标宋,正文一般用三号仿宋字,文中小标题,按结构层次,第一层用三号黑体字,第二层用三号楷体字。批转(转发、印发)类公文的批语用三号楷体字;文前排印批语、按语时,两端各缩排两个字。印制公文版心规格一般为:每页20行,每行25字,行间距3/4。公文用纸幅面规格一般采用16开型(长260毫米,宽184毫米),也可采用国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)。左侧装订。     
三、公文的行文规则     
党的机关的行文关系,应当根据各自的隶属关系和职权范围确定,注重实效,坚持少而精。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。
      (一)向上级机关行文,应当主送一个上级机关;如需其他相关的上级机关阅知,可以抄送。不得越级向上级机关行文,尤其不得越级请示问题;因特殊情况必须越级行文时,应当同时抄送被越过的上级机关。
      必须越级行文的特殊情况指:对上级机关检举、控告的;情况紧急、特殊,逐级上报会延误时机的,遭致损失的;因客观原因无法与直接上级机关联系的;领导机关要求越级上报的。
      (二)向下级机关的重要行文,应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
      (三)党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的相关部门行文。党委办公室根据党委授权,可以向下级党委行文;党委的其他部门,不得对下级党委发布指示性公文;如有关工作必须由下级党委执行的,应经党委同意后,由党委行文或由党委办公室转发。不行单独以党组织的名义向上级政府请示、报告。部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。
      (四)同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。
      (五)同级党、政机关确需联合向上级党、政机关行文时,“报告”的主送机关一般用党、政机关并列的形式。如“区委、区政府”;“请示”的主送机关应视请示的内容性质分别确定:属党委职权范围内的,主送机关应将党委列前,如:“区委、区政府”,由党委负责处理答复;属政府职权范围内的主送机关应将政府列前,如:“区政府并报区委”,由政府负责处理答复。
      (六)不相隶属机关之间一般用函行文。
      (七)受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关,必要时可抄送另一上级机关,由主送机关负责答复其请示事项。上级机关向受双重领导的下级机关行文,应当抄送其另一上级机关。
      (八)向上级机关请示问题,应当一文一事,不应当在非请示公文中夹带请示事项。
      请示事项涉及其他部门业务范围时,应当经过协商并取得一致意见后上报;经过协商未能取得一致意见时,应当在请示中写明。除特殊情况外,请示应当送上级机关的办公室按规定程序处理,不应直接送领导者个人。党委各部门应当向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权,不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。
      (九)对不符合行文规则的上报公文,上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。主要包括:“请示”与“报告”文种选用不当的;“请示”中一文数事的;非请示类公文夹带请示事项的;主送单位不当或不明确的;非特殊情况越级上报的;内容涉及其他部门而未经协商的;联合行文未会签的;其他不符合行文规则的公文。
      (十)党的机关可在报刊上发布公文。在报刊上公开发布的党的机关公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。公开发布的公文一般不再向下印发,有的可印少量份数发有关单位存档备查。                                
四、公文的办理和传递    
公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理包括公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等程序。发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。
      (一)签收
      收到有关公文并以签字或盖章的方式签收。如发现问题,应当及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间。
      (二)登记
      公文办理过程中就公文的特征和办理情况进行记载。登记应当将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况逐项填写清楚。收文应由专人统一拆封(领导亲启件除外),无关人员不得随意拆封。
      (三)拟办
      秘书部门对需要办理的公文提出办理意见,并提供必要的背景材料,送领导人参阅。
      (四)请办
      办公室根据授权或有关规定将需要办理的公文注请主管领导人批示或者主管部门研办。对需要两个以上部门办理的,应当指明主办部门。
      (五)分发
      秘书部门根据有关规定或者领导人批示将公文分送有关领导人和部门。需提请党委会议集体审议的公文,应在会前适时分发。分发公文要严格按领导批示范围进行。时效性强的要及时分送。密级高的公文要按照有关规定分送,尽量缩小知密范围。
      (六)传阅(传批)
      对需送几位领导人传阅或传批的公文,由秘书部门按一定的顺序送有关领导人阅知或批示。一般原则是,传阅件应按领导人排由前向后递送,传批件应按领导人排序由后向前递送。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,避免漏传、误传和延误。除领导人另有指示外,不应将公文在领导人之间自行横传。
      (七)承办
      主管部门对需要办理的公文进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项,承办部门应当直接答复呈文机关;凡涉及其他部门业务范围的事项,承办部门应当主动与有关部门协商办理;凡须报请上级机关审批的事项,承办部门应当提出处理意见并代拟文稿一并送请上级机关审批。
      (八)催办
      秘书部门对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或者重要公文应当及时催办,对一般公文应当定期催办,并随时或者定期向领导人反馈办理情况。送请领导人审批的急件应附明显标志。
      (九)办结
      公文办结,对来文单位应有回复。回复办法根据领导批示确定。不需行文的,可将领导批示件复印送来文单位和有关部门。对不宜扩大阅知范围的领导批示,应按领导批示精神,用电话答复来文单位,需行文的,应尽快起草批复文稿或审核代拟文稿,送有关领导审阅或签发。
      (十)核发
      秘书部门在公文正式印发前,对公文的审批手续、文种、格式等进行复核,确定发文字号、分送单位和印制份数。
      (十一)登记
      发文登记须由专人办理。包括填写发文字号、记录签发人、按经领导审定的印发范围和存档要求确定公文印发份数等。
      (十二)印制
      应当做到准确、及时、规范、安全、保密。
      公文发出后,如发现差错,应及时更正;有重要差错的公文,应予收回或通知收文单位自行销毁,重新印发。
      公文处理过程中,应当使用符合存档要求的书写材料。需要送请领导人阅批的传真件,应当复制后办理。
      单位间传递标有密级的公文,应由办公室的机要交通人员或机要通信传递;如用传真机、计算机网络传输,须有加密措施。“绝密”公文传递前要单独装封,加贴密封签或加盖密封章。     
五、公文的管理
党的机关公文应当发给组织,由秘书部门统一管理,一般不发给个人。领导同志出席重要会议带回的会议文件,应及时交秘书部门管理。秘书部门应当切实做好公文的管理工作,既发挥公文效用,又有利于公文保密。
党的机关秘密公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行,下级机关、不相隶属机关如需变更,须经发文机关批准。公开发布党的机关公文,须经发文机关批准。
标有密级的公文公开发布后,原公文即行解密。复制上级党的机关的秘密公文,须经发文机关批准或者授权。翻印件应当注明翻印机关名称、翻印日期和份数;复印件应当加盖复印机关戳记。复制的公文应当与正式印发的公文同样管理。汇编上级党的机关的秘密公文,须经发文机关批准或者授权。公文汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。绝密级公文应当由秘书部门指定专人管理,并采取严格的保密措施。
秘书部门应当按照规定对秘密公文进行清理、清退和销毁,并向主管机关报告公文管理情况。销毁秘密公文,必须严格履行登记手续,经主管领导人批准后,由二人监销,保证不丢失、不漏销。个人不得擅自销毁公文。
机关合并时,全部公文应当随之合并管理。机关撤销时,需要归档的公文立卷后按照有关规定移交档案部门,其他公文按照有关规定登记销毁。工作人员调离工作岗位时,应当将本人保管、借用的公文按照有关规定移交、清退。    
六、公文的立卷归档
公文办理完毕后,秘书部门应当按照有关规定将公文的定稿、正本和有关材料收集齐全,进行立卷归档。案卷定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。
两个以上机关联合办理的公文,原件由主办机关立卷归档,相关机关保存复制件。机关领导人兼任其他机关职务的,在履行其所兼职务过程中形成的公文,由其兼职的机关立卷归档。     
七、公文的起草和校核
公文的起草要注重调查研究和充分论证,征求有关部门意见,经集体研究后定稿。起草公文应当做到:
     (一)符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示,完整、准确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接。
     (二)全面、准确地反映客观实际情况,提出的政策、措施切实可行。
     (三)观点明确,条理清晰,内容充实,结构严谨,表述准确。
     (四)开门见山,文字精练,用语准确,篇幅简短,文风端正。
     (五)人名、地名、时间、数字、引文准确。公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案,计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。引用公文应先引标题,后引发文字号。时间应写具体的年月日,不要把“19××年”简写成“××年”。公文中的数字除作为词素构成定型的词、词组、惯用语、成语、缩略语、概数等必须使用汉字外,其他数字应使用阿拉伯数字。公文结构层次序数一般依次用汉字、汉字加括号、阿拉伯数字、阿拉伯数字加括号,如第一层为“一、”,第二层为“(二)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
     (六)文种、格式使用正确。
     (七)起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料,应附在文稿之后供领导人审阅签发时参考。
      公文文稿送领导人审批之前,应当由办公室进行校核。公文校核的基本任务是协助机关领导人保证公文的质量。公文校核的内容是:
     (一)报批程序是否符合规定;
     (二)是否确需行文;
     (三)内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神,是否完整、准确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接;
     (四)涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见;
     (五)所提措施和办法是否切实可行,决定事项是否符合本机关的职权范围;
     (六)人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当,汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合《江苏省党的机关实施<中国共产党机关公文处理条例>细则(试行)=的规定。
     文稿如需作较大修改,应当与原起草部门协商或请其修改。已经领导人审批过的文稿,在印发之前应再作校核。经校核如需作涉及内容的实质性修改,须报原审批领导人复审。    
八、公文的签发
公文须经本机关领导人审批签发。以党委名义发的全局性工作部署和涉及方针政策的重要文件,经党委常委会讨论通过后,由书记或书记委托的副书记签发。以党委名义发的一个方面工作的文件,经书记办公会议讨论或经书记、副书记传阅同意后,由书记或分管此项工作的副书记签发。党委办公室根据党委授权发布的公文,由被授权者签发或按有关规定签发。联合发文,须经所有联署机关的领导人会签。领导人签发公文,应当明确签署意见,并写上姓名和时间。若圈阅,则视为同意。领导人签发公文应用蓝色、黑色墨水,一般不用圆珠笔,不要使用铅笔。 
九、公文的保密     
公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规,遵守党的保密纪律,确保党和国家秘密的安全。凡泄露或出卖党和国家秘密公文的,依照有关法律、法规的规定进行处理。
党内秘密公文的密级按其内容及如泄露可能对党和国家利益造成危害的程度划分为“绝密、“机密”、“秘密”。“绝密”是最重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害;“机密”是重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害;“秘密”是一般的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受损害。不公开发表又未标注密级的公文,按内部公文管理。
发文机关在拟制公文时,应当根据公文的内容和工作需要,严格划分密与非密的界限;对于需要保密的公文,要准确标注其密级。公文密级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定。

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