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培训文章

如何做好办公室行政管理工作

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办公室行政管理工作是确保单位工作正常运转的重要保证阐述了办公室行政管理工作的重要地位工作职能,并就做好办公室行政管理工作提出了建议。
办公室作为一个综合的全面的办事机构,既担负着执行调研智囊等宏观管理职能,又担负着文件起草督办协调业务接待通讯收发等微观服务任务,是一个单位承上启下协调左右联系内外的"枢纽新的形势对办公室强化政务搞好事务规范服务等方面提出了更高的要求结合工作实际,笔者就做好新时期的办公室行政管理工作进行了一些思考。
1、充分认识办公室行政管理工作的重要地位
办公室是一个单位的"窗口",地位和作用非常重要作为办公室人员,必须充分认识办公室的地位和作用,适应新的形势和任务的需要,努力提高服务政府工作的综合素质一方面,从办公室的地位看,办公室是综合性办事部门,是保持一个单位正常运转的"桥梁"和"纽带",大量地经常性地联系上下的工作是通过办公室及其工作人员来进行的行政管理岗位往往被设在办公室的"窗口"位置上,它担负着日常的办公室事务工作,尽管大多是琐碎的事务重复的服务,然而人们往往从这个"窗口"来看待和评价单位的工作比如,习以为常的电话接转,看似很简单,但它却是代表着联系内外左右的单位第一形象,它有上级指示有各种问讯有情况反映等等,只有做到了既了解单位的整体基本情况,又注意讲话的态度艺术,才能使来电者满意信服因此它不仅代表和影响办公室行政管理工作,而且直接影响到单位的形象和威信。
另一方面,从提高办公室整体效率看,机关各业务部门只负责本业务系统的工作,而每一项办公室行政管理工作的各个环节的合理准确及时的衔接,都要靠办公室综合协调处理解决只有找准认识到行政管理工作特定的位置和职能,才能牢固树立全方位服务观念,积极努力耐心细致地为领导服务为机关服务为基层服务.以良好的"窗口"形象,提高办事效率,促进办公室的各项工作有序开展。
2、正确把握办公室行政管理职能
从办公室行政管理的角度来看,办公室面对的工作主要是上级部门以及本单位下达的各项行政工作,面对的人员主要是领导和各部门工作人员办公室行政管理职能主要有四个方面。
(1)助手作用
办公室对上级机关的部署结合本单位领导的意见贯彻执行并组织实施和检查落实执行结果,对加强机关管理维护正常工作秩序保证工作质量起到组织执行的重要作用。
(2)参谋作用
办公室行政管理人员要经常深入工作一线,了解基层情况并听取意见总结经验提出改革建议,及时向领导汇报并提出建设性参考意见,作好领导参谋。
(3)协调作用
在办公室行政管理工作中的确需要负责协调工作,以维持正常的工作秩序,及时转达传送上级主管部门以及本单位领导的各项指示精神,主动协调好各部门的关系起着承上启下联系内外的枢纽作。
(4)保障作用
既要保证上级主管部门以及本单位分派和布置的各项具体事务工作及时有效地完成,保证领导集中精力思考和处理工作中的重大问题,又要同单位内各部门建立良好的工作关系,倾听他们的意见,充分调动员工的积极性,齐心协力完成各项任务。
3、办公室行政管理工作要处理3个矛盾
一是大局和小局的矛盾
办公室作为一个综合部门,其性质和其他部门的区别主要体现在服务性上这就要求办公室把"一切服从大局,一切服务大局"作为工作的出发点和落脚点,当部门工作与机关的整体工作小局工作与大局工作发生矛盾的时候,自觉地做到小局服从大局局部服从整体同时尽力做好小局工作,因为小局工作是做好大局工作的基础和前提。
二是主动和被动的矛盾
办公室行政管理thldl.org.cn工作的服务性职能决定了其工作的被动性,但要做好办公室行政管理工作,又必须发挥主动性,善于在被动中求主动,变被动为主动对一些常规性规律性阶段性等确定性工作,不要消极等待,要主动着手,提前准备对领导临时交办的任务应急事件和突发事件等非确定性工作,要有灵活的应变能力,做到忙而不乱同时要积极适应领导的工作思路,想领导之所想,谋领导之所谋,把问题想在前面,把工作做在前头,主动做好超前服务。
三是"过"与"不及"的矛盾
为领导出主意当参谋,一定要把握"度",掌握分寸办公室在领导决策中处于辅助和从属地位,不能缺位,也不能越位要想领导之所想,急领导之所急,要为领导决策提供尽可能多的背景资料,但不能越俎代庖要积极谏言,但不能瞎掺。
4、做好办公室行政管理工作的关键
发挥好办公室的整体功能,关键要提高办公室人员的整体素质,培养良好的工作作风在行政管理岗位上必须做到忠于职守善于思考勇于创新乐于奉献。
第一、要增强服务意识,敢于面对矛盾和问题
在繁杂的事务中保持头脑清醒,对工作认真负责,甘于吃苦,乐于奉献,讲究原则性规范、要保持严谨细致一丝不苟的作风,严格用各种纪律和规章制度要求自己无论是大事小事,都要时刻坚持认真细致的原则,做到不漏办不误办不错办。
第二、要努力提高能力,主动适应办公室行政管理工作的新要求
办公室行政管理工作面广,综合性强,行政管理人员不仅要正确高效地处理好日常事务,还要当好领导的参谋助手要始终保持良好的工作心态,在被动服务中寻找主动,探索做好行政事务工作的新路子,要注重对新知识新问题的学习研究,在规范服务搞好事务上要主动去想主动去做。
第三、要强化团队观念,注重与同事建立良好的合作关系
办公室行政管理工作虽然各有分工,各有职责,工作中有些是能依靠个人力量完成的,但更多的要依靠群体的力量合作完成因此,要保证办公室的整体合力,必须建立起同事间良好的工作关系,最大限度地发挥潜在能力办公室行政管理工作"事无巨细皆大事",工作分工不分家,要取别人之长补自己之短,多与其他同事沟通,在完成自己本职工作的同时,做好与其他同志的协调衔接,集思广益,共同进步,提高工作质量和效率。

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